Wie Automatisierung in der Hotellerie Personalmangel wettmacht: eine Checkliste

Kleine und unabhängige Hotels sind Multitasking nicht fremd. Sie arbeiten oft mit schlanken Teams, in denen die Mitarbeiter mehrere Rollen übernehmen. Seit der Pandemie haben jedoch viele Hoteliers aufgrund von Personalmangel Schwierigkeiten, mit noch weniger verfügbaren Mitarbeitern Schritt zu halten.
Noch schwieriger ist es, Mitarbeiter für Positionen mit anspruchsvollen Arbeitszeiten zu finden, wie z. B. im Housekeeping oder im Küchendienst, was die Belastung noch erhöht. Da sich die Hotelbranche ständig weiterentwickelt, setzen viele Hoteliers auf Hotelautomatisierung, um die Arbeitsbelastung zu verringern und den reibungslosen Betrieb mit weniger Personal an Deck aufrechtzuerhalten

In diesem Blog werden wir uns mit Hotelautomatisierungssoftware befassen, wie sie den Personalmangel lindert, und praktische Schritte für die Implementierung in Ihrem Hotel erläutern – unabhängig von seiner Größe.

Sind Sie bereit, Ihr Hotelmanagement zu transformieren?Dann tauchen wir ein in die Materie

Was ist Hotelautomatisierung?

Bei der Hotelautomatisierung werden verschiedene Aspekte des Front- und Back-End-Betriebs eines Hotels mithilfe von Technologie mit minimalem menschlichem Eingriff verwaltet.

Vom Check-in an der Rezeption über das Housekeeping-Management bis hin zum Gästeservice optimiert die Automatisierung verschiedene Systeme, um die Effizienz und Präzision zu steigern. Stellen Sie sich ein System vor, das mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche automatisch Zimmer zuweist, Rechnungen versendet und Gästeprofile aktualisiert, ohne dass umständliche Tabellenkalkulationen erforderlich sind.

Die Pluspunkte der Hotelautomatisierungstechnologie:

1. Steigern Sie die Effizienz und sparen Sie Zeit

Seien wir ehrlich – ein Tag hat nur eine begrenzte Anzahl an Stunden. Automatisierung kann die Arbeitsbelastung des Personals verringern, indem sie sich wiederholende Aufgaben wie Buchungsbestätigungen, Zahlungen und Zimmerzuweisungen übernimmt.

Ein automatisiertes Buchungssystem kann beispielsweise die Zimmerverfügbarkeit sofort aktualisieren, die Preise je nach Nachfrage anpassen und ohne menschliches Zutun Bestätigungen an Gäste senden. Das bedeutet weniger Fehler, schnellere Abläufe und mehr Zeit für Ihr Team, um sich auf die Zufriedenheit der Gäste zu konzentrieren.

2. Verbessern Sie das Erlebnis für Ihre Gäste

Bei der Hotelautomatisierung geht es nicht nur darum, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu erleichtern, sondern auch darum, das Erlebnis Ihrer Gäste zu verbessern. Vom automatischen Check-in bis hin zu personalisierten E-Mails während des Aufenthalts sorgt die Hotelautomatisierung dafür, dass sich die Gäste gut aufgehoben fühlen, ohne dass Ihr Team dadurch zusätzlich belastet wird. Zufriedene Gäste führen zu positiven Bewertungen und Folgebuchungen.

3. Verringern Sie die Arbeitsbelastung des Personals

Durch die Implementierung von Hotelautomatisierungslösungen können Hoteliers eine besser zu verwaltende Arbeitsumgebung schaffen. Automatisierungssysteme in Hotels verringern die körperliche und geistige Belastung des Personals, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und möglicherweise zu einer geringeren Fluktuationsrate führt. Dies wiederum kann Hotels dabei helfen, ein gleichbleibendes Serviceniveau aufrechtzuerhalten und die allgemeine Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern.

4. I Steigern Sie Ihren Umsatz durch intelligente Preisgestaltung und Upselling

Automatisierung in der Hotelbranche dient nicht nur der Kostensenkung, sondern kann auch zur Umsatzsteigerung beitragen! Automatisierte Systeme können die Zimmerpreise auf der Grundlage der Echtzeit-Nachfrage anpassen (oft als dynamische Preisebezeichnet) und den Gästen zum perfekten Zeitpunkt Zusatzverkäufe wie Zimmer-Upgrades oder Add-ons empfehlen. All dies geschieht nahtlos und hilft Ihrem Hotel, mehr zu verdienen, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Praxisbeispiel: Automatisierung in Aktion

Inside Domani Hotels: Wie Automatisierung den täglichen Betrieb verändert hat

Für Hoteliers, die Wachstum und Gästezufriedenheit in Einklang bringen müssen, bietet Domani Hotels ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie Technologie einen Unterschied machen kann.

Der Eigentümer Dante Martens stand vor der Herausforderung, von einem auf vier Objekte zu expandieren und sich dabei um jedes Detail zu kümmern. Durch die Implementierung der All-in-One-Plattform von RoomRaccoon konnte Domani Hotels seine Arbeitsbelastung um 50 % reduzieren.

Was hat sich geändert?

• Automatisierte Reservierungen: Keine manuelle Eingabe und doppelte Überprüfung mehr.
• Optimiertes Raummanagement: Mühelose Kontrolle mit wenigen Klicks.
• Selbstständiger Check-in: Gäste genießen eine nahtlose, unabhängige Ankunftserfahrung.

Das Ergebnis? Weniger Stress für das Team und ein reibungsloser, angenehmerer Aufenthalt für die Gäste. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre täglichen Aufgaben halbieren und gleichzeitig das Gästeerlebnis verbessern – das klingt nach einer Win-win-Situation, oder?

Die wichtigsten Funktionen eines Hotelautomatisierungssystems

1. Benutzerfreundlicher Reservierungskalender

Vereinfachen Sie Ihr Buchungsmanagement mit einem automatisierten, farbcodierten Reservierungskalender. Dieses intuitive System fasst alle Ihre Buchungen in einem einzigen, benutzerfreundlichen Dashboard zusammen.

Die Pluspunkte:

• • Umfassender Überblick: Sie sehen den Zahlungs- und Buchungsstatus auf einen Blick – ob ausstehend, bestätigt oder abgeschlossen.
    
  • Mühelose Verwaltung: Passen Sie Buchungen einfach per Drag-and-Drop an.
    
  • Flexible Selling: Promote alternative spaces like conference rooms or parking through a unique ‘Grey Rooms’ feature.

2.Automatisches Ein- und Auschecken

Manuelles Ein- und Auschecken kann stressig und zeitaufwendig sein, da es mit Papierkram und sich wiederholenden Aufgaben verbunden ist. Automatisiertes Ein- und Auschecken rationalisiert diese Prozesse durch einen einfachen Link zum Online-Check-in, der jedem Gast direkt per E-Mail zugeschickt wird, sodass das Personal nicht jeden Schritt manuell bearbeiten muss.

So funktioniert es: In der Regel sendet Ihr Hotelmanagementsystem (PMS) vor dem Aufenthalt eine automatische E-Mail mit einem Link zu einem Online-Registrierungsformular. Gäste können anpassbare Felder wie Ausweisnummer, Flugdetails und Essenspräferenzen ausfüllen und mit einer digitalen Unterschrift abschließen – Aufgaben, für die Mitarbeiter normalerweise bis zu 10 Minuten benötigen, um sie manuell einzugeben.
Für ein nahtloses Erlebnis sollten Sie in Betracht ziehen, einen digitalen Zimmerschlüssel oder Türcode in die Check-in-E-Mail aufzunehmen, damit die Gäste die Rezeption komplett überspringen können.

Die Pluspunkte:

• Kürzere Wartezeiten: Gäste können nach Belieben ein- und auschecken und sich direkt auf ihr Zimmer begeben, wodurch Wartezeiten minimiert und das Erlebnis verbessert wird.
• Betriebliche Effizienz: Die Arbeitsbelastung des Personals an der Rezeption wird reduziert, sodass es sich auf andere Aufgaben und den Umgang mit Gästen konzentrieren kann.
• Kontaktloser Service: Erhöht die Sicherheit und den Komfort, was besonders in der Welt nach der Pandemie wichtig ist.

3. Optimiertes Buchungssystem

Ein Hotelmanagementsystem mit integrierter Buchungsmaschine ermöglicht es Gästen, direkt auf Ihrer Website zu buchen, mit automatischen Buchungsbestätigungen und Echtzeit-Verfügbarkeitsaktualisierungen.

So funktioniert es: Das Buchungssystem bietet sofortige Aktualisierungen der Zimmerverfügbarkeit und der Preise, während der Gast eine Bestätigung seiner Buchung und Zahlung erhält. Mit sicheren Online-Zahlungssystemen können sowohl das Hotel als auch der Gast beruhigt sein.

Die Pluspunkte:

• Bequeme Selbstbedienung: Gäste können die Verfügbarkeit von Zimmern und Preise prüfen und in ihrer bevorzugten Sprache und Währung buchen, ohne sich an jemanden wenden zu müssen. Dies trägt zu einem angenehmen und komfortablen Erlebnis bei.
  
• Rabatte und Zusatzleistungen bei Direktbuchung: Hotels können über ihre Websites exklusive Pakete und Zusatzleistungen anbieten, die auf Plattformen von Drittanbietern nicht verfügbar sind. Dies schafft Anreize für Direktbuchungen und steigert den Umsatz.
  
• Schnelle und fehlerfreie Buchung: Gäste können ihre Reservierungen in nur wenigen Schritten abschließen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Buchungsfehlern durch Telefonanrufe oder E-Mail-Korrespondenz verringert wird.
  
• Vertrauen in Online-Buchungen: Sichere Online-Zahlungen und sofortige Buchungsbestätigungen sorgen für ein beruhigendes Gefühl. Alle Gästedaten werden sicher gespeichert und sind an einem zentralen Ort leicht zugänglich.

4. Erhalten Sie wichtige Einblicke

Die Hotelautomatisierungstechnologie liefert wertvolle Berichte, die einen klaren Überblick über die Leistung Ihres Hotels bieten. Diese Berichte enthalten Kennzahlen wie die Anzahl der gebuchten Zimmer, den pro Zimmer erzielten Umsatz und die Aufenthaltsdauer der Gäste. So können Sie bessere Entscheidungen treffen, um den Betrieb und die Gewinne Ihres Hotels zu steigern.

Einfache Kennzahlen, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

• Auslastungsrate: Wie viele Zimmer sind über einen bestimmten Zeitraum belegt?
• Durchschnittlicher Zimmerpreis (ADR): Wie viel Geld verdienen Sie durchschnittlich pro gebuchtem Zimmer?
• Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR): Eine Kombination aus Ihrer Auslastungsrate und dem durchschnittlichen Zimmerpreis, die die finanzielle Gesamtsituation anzeigt.
• Durchschnittliche Aufenthaltsdauer: Wie lange bleiben Gäste in der Regel in Ihrem Hotel?
• Kapitalrendite (ROI): Ein Maß dafür, wie profitabel Ihr Hotel ist.

Diese Berichte helfen Ihnen zu erkennen, was funktioniert und was Aufmerksamkeit erfordert. Wenn die Buchungen zurückgehen oder die Zufriedenheit der Gäste sinkt, wissen Sie genau, woran das liegt, und können Anpassungen vornehmen. Mit den richtigen Erkenntnissen können Sie das Gästeerlebnis verbessern, die Belegung steigern und den Umsatz erhöhen.

5. Mühelose automatisierte Zahlungen

Die Zahlungsabwicklung kann im Hotelbetrieb oft zu einem Engpass werden, was sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Gästen zu Frustration führt. Automatisierte Zahlungslösungen können diesen Prozess vereinfachen und sicherstellen, dass Gäste schnell und einfach für Dienstleistungen bezahlen können, was ihr Gesamterlebnis verbessert.

Die Pluspunkte

• Nahtlose Transaktionen: Gäste können ihre Zahlungsinformationen sicher speichern und Transaktionen mit nur wenigen Klicks abschließen – egal, ob sie ein Zimmer buchen, den Zimmerservice bestellen oder ihren Aufenthalt aufwerten möchten – ohne lästiges Suchen nach Bargeld oder Karten.

• Integration in Systeme: Automatisierte Zahlungssysteme lassen sich in Ihre Hotelmanagementsoftware integrieren und ermöglichen direkte Abbuchungen von den Zimmern der Gäste für zusätzlichen Komfort. Mit einem einzigen Klick können Sie Zahlungen von gespeicherten Karten verarbeiten, Zahlungsanfragen senden oder Zahlungen mit Kartenpräsenz mithilfe einer integrierten Zahlungslösung mühelos einleiten. Diese Integration minimiert manuelle Eingabefehler und gewährleistet eine genaue Abrechnung.

• Buchungsvorschläge leicht gemacht: Vereinfachen Sie die Verwaltung von Angeboten mit automatisierten Buchungsvorschlägen, die Aufenthaltsdetails, Zahlungsaufforderungen und Ablaufdaten enthalten. Wenn die Zahlung fällig ist, können Sie digitale Vorlagen für Zahlungsaufforderungen anpassen und sie direkt an die E-Mail-Postfächer der Gäste senden – alles automatisch.

• Geringere Arbeitsbelastung des Personals: Durch die Automatisierung von Zahlungsprozessen kann sich das Hotelpersonal auf die Bereitstellung eines hervorragenden Gästeservices konzentrieren, anstatt Transaktionen zu verwalten. Dies führt zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz und ermöglicht es dem Personal, sich sinnvoller mit den Gästen zu befassen.

Erfolg durch Automatisierung: Schnelle Checkliste für Hotels

Schlussbemerkungen

Haben Sie Probleme mit dem Hotelmanagement? Damit sind Sie nicht allein. Personalmangel ist ein echtes Problem, aber wissen Sie was? Es gibt einen Silberstreif am Horizont, und der heißt Hotelautomatisierungssoftware.

Sie ist wie ein zusätzliches Paar Hände, das alles vom Check-in bis zum Check-out reibungsloser macht. Das bedeutet, dass Ihr Team sich nicht mehr mit den kleinen Dingen abmühen muss und sich stattdessen auf das Wesentliche konzentrieren kann: Ihre Gäste glücklich zu machen. Es geht nicht nur darum, sich mitzuentwickeln, sondern auch Ihr Hotel von der Konkurrenz abzuheben.
Sind Sie bereit, sich zu entlasten? Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie RoomRaccoon Ihnen bei Ihren täglichen Abläufen helfen kann.