Für einfach optimale Abläufe und begeisterte Gäste in Ihrem Hotel: PMS-Software

Anstehende Aufgaben in gesparte Zeit umwandeln! Das Property-Management-System (PMS) von RoomRaccoon nimmt Ihnen durch Automatisierung von Gästekommunikation, Zahlungsabwicklung, Buchungen, Check-outs und noch mehr merklich Arbeit ab. Staunen Sie Tag für Tag, wie das Hotel-PMS Ihr Gästeerlebnis auf eine neue Ebene hebt.

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Ihr Hotelleriebetrieb

Dokumente

Sie wünschen sich den richtigen Schliff für Ihre Gästekommunikation? Mit dem Hotel-PMS von RoomRaccoon können Sie Nachrichten personalisieren und automatisieren. So kommen die Mitteilungen maßgeschneidert und zum passenden Zeitpunkt bei Ihren Gästen an.

Sparen Sie sich die Mühe und die Zeit, die es kostet, immer wieder individuelle Nachrichten neu zu formulieren. Ihre Gäste werden sich freuen!

Gruppenbuchungen

Steigern Sie Effektivität und Effizienz mit Gruppenbuchungen, sei es für Reisebüros, Unternehmen oder auch Eventplaner. RoomRaccoons PMS-Software ist der perfekte Türöffner für die wirtschaftlich besonders attraktiven Buchungskontingente.

Buchungen und Reservierungen

Endlich – ein Belegungsplan, den Sie immer gern vor Augen haben! Mit RoomRaccoons intuitivem, farblich sortiertem Layout haben Sie prompt im Blick, welche Reservierungen und Buchungen es gibt und wie deren jeweiliger Status ist.

Ihr Hotelleriebetrieb

Heben Sie Ihren Geschäftserfolg auf eine neue Stufe: Individualisieren Sie Zimmerkategorien, Preise, Zusatzleistungen und Kinderzuschläge. Ein Leichtes mit dem Hotel-PMS von RoomRaccoon!

Reservierungen

Alles, was Sie für das Gästemanagement brauchen, auf nur einer Seite! Rufen Sie jederzeit zentrale Daten zu einem beliebigen Aufenthalt ab, unter anderem Kalenderdaten, Zimmerart und Gästeinformationen. Mit PMS-Software-Funktionen wie terminierten Erinnerungen und Gästeprofilen gestalten Sie den Check-in bequem wie nie zuvor und verleihen dem Gästeerlebnis das gewisse Etwas.

Belegungsplan

Kalenderdaten sind nicht alles. Lassen Sie sich vom Belegungsplan für jede einzelne Buchung und Reservierung auf dem Laufenden halten, sei es zum Zahlungsstatus (ausstehend, bestätigt, abgeschlossen), zum Online-Check-in-Status oder zu weiteren Details. Und worauf wir echt stolz sind: Es ist der Belegungsplan mit den branchenweit besten Bewertungen.

  • Einfaches Upgraden der Zimmer per Drag-and-drop
  • Anzeige von Details per Mouse-over je Buchungseintrag
  • Innovative Funktion „Graue Räume“ für Verkauf und Abrechnung zusätzlicher Bereiche (Konferenzräume, Parkplätze usw.)

Buchungsübersicht

RoomRaccoons Property-Management-System erstellt Ihnen tagesspezifische Buchungsberichte. Diese Übersichten lassen sich auf Ihren Bedarf zuschneiden und geben detailliert Aufschluss über Ihr Buchungsgeschehen.

F&B-Übersicht

Dokumentieren Sie alle Bestellungen bzw. Buchungen von Speisen und Getränken (Food & Beverages, F&B). Filtern Sie die Angaben nach Frühstück, Mittagstisch und Abendessen, sodass Sie passend zur Nachfrage vorbereiten können. Sie können die F&B-Übersicht auch per Mail oder ausgedruckt an die Küche weitergeben.

Housekeeping-Übersicht

Halten Sie sich tagesspezifisch und je nach Zimmerstatus stets auf dem Laufenden, was den Housekeeping-Bedarf anbelangt. Sie können die Pläne um individuelle Einträge ergänzen und mit persönlichen Anweisungen direkt an die Housekeeping-Mitarbeiter mailen.

Kategorien und Zimmer/Bereiche

Präsentieren Sie Ihr Haus für mehr als einen Bedarf, indem Sie unterschiedliche Zimmertypen und Kategorien anbieten.

  • Beschreiben Sie die Kategorien verlockend.
  • Blenden Sie bis zu 25 Bilder Ihrer Zimmer je Kategorie ein.
  • Weisen Sie buchbare Extras zu.
  • Fügen Sie Ratenpläne an.
  • Beziffern Sie die maximale Gästezahl (separat für Erwachsene und Kinder).

Ratenpläne

Gestalten Sie per Drag-and-drop individuelle Ratenpläne und Pakete und listen Sie sie in Ihrer Buchungsmaschine systematisch auf.

  • Legen Sie Eckdaten fest, etwa Mindestaufenthaltsdauer oder Vorauszahlung.
  • Wählen Sie abgeleitete Preise, um Tarifwechsel zu erleichtern.
  • Erstellen Sie Preisregeln, mit denen das System Ihre Preise passend zur Nachfrage anpasst.

Genaueres zu OTA-Ratenplänen

Extras und Upgrades

Diversifizieren Sie Ihre Ertragsströme, indem Sie buchbare Zusatzleistungen anpreisen, wie Frühstück, Fahrradverleih oder Wellnessanwendungen.

Diese Extras können Sie über die Buchungsmaschine wie auch über RaccoonUpsell anbieten (unser digitales Gästeservicemenü). Oder fügen Sie sie auf Bitten des Gasts von Hand der Buchungsübersicht hinzu.

Aufpreis für Kinder

Machen Sie Ihr Haus zur Unterkunft der Wahl für Familien! Erstellen Sie eigene Kinderregelungen inklusive ortsspezifischen Abgaben und Aufpreisen für die jungen Gäste.

Verhandlungspreise

Speichern Sie individuelle Tarife im jeweiligen Gästeprofil und kommen Sie treuen Kunden oder Reisebüros entgegen, indem Sie ihnen über die RoomRaccoon-Buchungsmaschine Sonderpreise anbieten.

Zimmerzuteilung

Über die Funktion „Room Allotment“ lassen sich mühelos kundenspezifische Gruppenbuchungen und Daten für Gruppenprofile anlegen. Mit flexiblen Optionen für die Zimmerwahl können Sie Gruppen die Entscheidung überlassen, die perfekt zu ihrem Anlass passenden Zimmer auszuwählen, etwa für Hochzeiten oder Firmenevents.

  • Verschicken Sie Buchungsmaschinen-Links, über die die Mitglieder von Gruppen ihre Zimmer wählen können.
  • Weisen Sie die Gäste den Zimmern zu, die Sie selbst auswählen.

Zimmerspezifische Check-in-Zeiten

Verschlanken Sie das Einchecken für Gruppen, indem Sie den Gästen die Möglichkeit geben, geplante Ankunftszeiten online mitzuteilen. Die Anreisen können Sie über die Buchungsübersichten nachverfolgen

Zusatzleistungen je Zimmer oder Tag

Weisen Sie bestimmten Zimmern oder Tagen aus einer Gruppenbuchung Zusatzleistungen zu. Das vereinfacht den Zimmerservice, das Gästemanagement und die Dokumentation der Umsätze.

Gästeprofile

Gestalten Sie Ihre Gästeprofile mit wichtigen Zusatzinfos besonders aussagekräftig, etwa mit Hinweisen zum Erstkontakt, zur Kommunikation oder zu persönlichen Vorlieben. Auch Verhandlungspreise können Sie hier speichern.

Gästedetails

Bündeln Sie sämtliche Gästedaten, zum Beispiel Buchungstermine, Zimmerart, Zahl der Mitreisenden, Anlass des Aufenthalts, Sonderwünsche oder Kontaktdaten. Um die Sache für Ihre Gäste zu vereinfachen und zu beschleunigen, bieten Sie ihnen an, online oder über ein Tablet an der Rezeption selbstständig einzuchecken und dabei alle für die Dokumentation erforderlichen Daten einzugeben.

Terminierte Erinnerungen

In der Hotellerie sind turbulente Arbeitstage keine Seltenheit. Lassen Sie sich von RoomRaccoons Hotel-PMS-Funktion „Erinnere mich“ unterstützen. Sie möchten einen besonderen Housekeeping-Wunsch zu einer Buchung hinzufügen oder eine Zusatzleistung für einen Geburtstag einplanen? Richten Sie eine systemseitige Erinnerung vor oder nach der Anreise des Gasts

Preise und Zusatzleistungen

Dank nahtloser Verknüpfung mit jedem Point of Sale (POS) in Ihrem Betrieb können Sie gesonderte Posten, die während des Aufenthalts anfallen, direkt dem Zimmer des jeweiligen Gasts zuweisen.

Rechnungstellung

Die Erstellung von Rechnungen pro Buchung ist mit dem Property-Management-System von RoomRaccoon ein Selbstläufer. Sie können sie bearbeiten, splitten und Ihren Gästen mailen.

Zahlungen

Rufen Sie alle Zahlungen und ausstehenden Beträge auf. Sie können Kreditkarten belasten, zu denen die Daten bei Ihnen gespeichert sind, Zahlungen vorab autorisieren oder Ihren Gästen Zahlungsaufforderungen senden. Wenn Sie das RaccoonPay-Kartenlesegerät nutzen, können Sie Zahlungen an der Rezeption mit nur einem Klick verarbeiten, was die Zahlungsabwicklung bei Ihnen vor Ort besonders einfach macht.

Buchungen

Bestätigungen

Besiegeln Sie Buchungen unter Angabe von Aufenthaltsdaten und Buchungsnummer.

Stornierungen

Bestätigen Sie Absagen und machen Sie es den Gästen schmackhaft, erneut zu buchen.

Begrüßung wiederkehrender Gäste

Heißen Sie Stammgäste mit individualisierten Nachrichten persönlich willkommen.

OTA-Bestätigungen:

Personalisieren Sie Bestätigungs-E-Mails für Gäste, die über Buchungsportale (OTAs) buchen.

Buchungsvorschläge

Beantworten Sie Anfragen, die per Mail, telefonisch und über die Website eingehen, mit passgenauen Buchungsvorschlägen. Nimmt ein Gast einen Vorschlag an und leistet eine Anzahlung, so versendet das System automatisch eine Bestätigung und ändert den Status im Buchungskalender von „Option“ auf „Bestätigt“.

Anreisevorbereitung mit Online-Check-in-Aufforderung

Bringen Sie sich bei Ihren Gästen vor deren Anreise in Erinnerung und animieren Sie sie, online einzuchecken. Mit RaccoonUpsell, dem digitalen Menü fürs Cross- und Upselling, können Sie diese Mitteilungen profitabel machen, indem Sie darüber Zusatzleistungen und Zimmer-Upgrades verkaufen.

Gästeregistrierung

Schneiden Sie Ihre Registrierung auf den jeweiligen Gast zu, indem Sie ganz bestimmte Felder zur Datenerfassung einblenden, zum Beispiel Flugnummer und Ernährungswünsche.

Selbstständiger Check-out

Bieten Sie Ihren Gästen über eine E-Mail an, online auszuchecken, wobei Sie alle nötigen Infos und eine sichere Zahlungsoption hinzufügen, über die noch offene Posten beglichen werden können.

WhatsApp-Nachrichten

Schließen Sie sich mit Ihren Gästen ganz einfach über WhatsApp kurz. Öffnen Sie einen Chat auf diesem Kanal, indem Sie die Handynummer in der Buchungsübersicht anklicken. So entsteht ein direkter Draht, ohne dass Sie von Hand Kontaktdaten eingeben müssen.

Kundenspezifische Dokumente

Mit unseren vielfältigen Systemeinstellungen können Sie Mailvorlagen erstellen und individuell ausgestalten, auf dass sie perfekt zum Bedarf Ihres Hauses passen.

Besonders begehrte Premium-Upgrades

Schöpfen Sie bei ausgefeilten PMS-Software-Tools aus dem Vollen und optimieren Sie damit Ihre betrieblichen Abläufe.

RaccoonHousekeeping

Koordinieren Sie Housekeeping- und Wartungsaufgaben und straffen Sie die Kommunikation im Team per Housekeeping-Web-App.

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RaccoonRev

Optimieren Sie Ihre Preisstrategien mit wertvollen Infos zur Konkurrenz und stimmen Sie Ihre Raten mit dem Tool für dynamische Preissetzungen auf die Nachfrage ab.

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RaccoonUpsell

Kurbeln Sie mit dem digitalen Gästeservicemenü den Verkauf von Zimmer-Upgrades und Zusatzleistungen an und steigern Sie Ihren Umsatz.

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Websitebaukasten

Erstellen Sie mit RoomRaccoons Websitebaukasten mit praktischen Vorlagen eine kundenfreundliche Website, die Lust auf einen Aufenthalt in Ihrem Haus macht.

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Eine für alles: die PMS-Software für höheren Umsatz, straffere Abläufe und glücklichste Gäste

Wir zaubern noch mehr für Sie aus dem Hut – in unserer Produkttour. Sie werden beeindruckt sein.

Reporting

Das RoomRaccoon-Property-Management-System liefert Ihnen die Erkenntnisse, die es für den nachhaltigen Hotellerieerfolg braucht. Nutzen Sie unter anderem detaillierte Umsatzberichte mit Leistungskennzahlen wie RevPAR, Auslastungsgrad und TRevPAR.

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FAQs zu PMS-Software

1Was ist ein Property-Management-System?
Ein Property-Management-System (PMS) ist Software, mit der Hotels und andere Gästeunterkünfte Buchungen, Gästedaten, Zahlungen und alltägliche betriebliche Abläufe verwalten können. Weitere gängige Bezeichnungen dafür sind Hotelmanagementsystem, Hotelverwaltungssystem und Hotelmanagementsoftware. Die Idee dahinter ist, alle wirklich wichtigen Informationen an ein und derselben Stelle gebündelt abrufen zu können, denn so wendet man weniger Zeit für Administratives auf und kann sich viel besser den Gästen widmen.
2Was sind die wesentlichen PMS-Komponenten?
Ein richtig gutes PMS umfasst Elemente hierfür:

Buchungsmanagement – Reservierungen und Buchungen von Zimmern schnell und unkompliziert ändern oder upgraden

Gästekommunikation – automatisch E-Mails mit Bestätigungen, zu Kautionen und für Check-ins verschicken

Channel-Management – automatisiert Verfügbarkeiten und Raten auf Portalen wie Booking.com, Airbnb und Expedia aktualisieren

Onlinezahlungen – bequem Zahlungslinks verschicken und Transaktionen verarbeiten

Housekeeping – über das System jeden Zimmerstatus im Blick haben und To-do-Listen erstellen

Reporting – systematische Managementinformationen abrufen und Umsatzzahlen sowie andere Leistungsdaten auswerten

Compliance – Stelle sicher, dass du die lokalen Vorschriften und Datenschutzgesetze einhältst.
3Worin liegen die Vorteile Cloud-basierter Hotelmanagement-Systeme?
Ein Cloud-gestütztes PMS ist eines, das man nicht auf dem eigenen Rechner oder Server speichert. Stattdessen loggt man sich online ein und genießt:

Zugriff von überall und jederzeit (per Laptop, Tablet, Smartphone …)

Freiheit von manuellen Softwareupdates (der Anbieter erledigt das automatisch)

Sichere Datenspeicherung (in gut geschützten Rechenzentren)

Unkomplizierte Zusammenarbeit im Team (sogar dann, wenn nicht alle am selben Ort sind)
4Sind Property-Management-Systeme nur etwas für große Hotels?
Ganz und gar nicht! Ein PMS ist gerade für kleinere Gästeunterkünfte wirklich nützlich, zum Beispiel Bed-&-Breakfast-Betriebe, Pensionen, Urlaubsapartments und Airbnb-Unterkünfte. Bei skalierbarer (sozusagen mitwachsender) Software zahlt man nur für die Funktionen, die man benötigt. Wächst der eigene Betrieb, lässt sich das System unkompliziert erweitern. Bei RoomRaccoon sind solche Funktionen als Upgrades verfügbar, zum Beispiel für fortschrittliches Housekeeping, Cross- und Upselling oder auch Wettbewerberinformationen.
5Kann ich Buchungsmaschine und Channel-Manager im Paket bekommen?
Durchaus. Manch ein Anbieter – wie RoomRaccoon – bietet eine All-in-one-Lösung an. Neben dem PMS umfasst es auch einen Channel-Manager und eine Buchungsmaschine für die Website des jeweiligen Hotelleriebetriebs. Das kann man sich so vorstellen: Man verwaltet alle Raten und Verfügbarkeiten in ein und demselben System, lässt Gäste direkt über die eigene Website buchen und synchronisiert obendrein alle Einträge auf den Kanälen, die man angeschlossen hat, beispielsweise Booking.com, Expedia oder Airbnb.
6Wie viel kosten Property-Management-Systeme üblicherweise?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und oft auch je nach Zahl der Zimmer und gewünschten Funktionen. RoomRaccoon bietet ein Komplettpaket mit PMS, Buchungsmaschine und Channel-Manager im Monats- und Jahresabo an, wobei das Jahresabo einen Rabatt beinhaltet. Diese gebündelte Lösung ist in der Regel günstiger als der separate Kauf verschiedener Systeme. Obendrein spart man damit Zeit.
7Wie schnell lässt sich ein neues PMS einrichten?
Die Einrichtung hängt ab von Folgendem:

Größe des Hotelleriebetriebs: Anzahl und Art der Zimmer.

Komplexität der Raten und Pakete des Hotelleriebetriebs.

Aufwand für Teamschulungen und etwaige Integrationen weiterer Systeme oder individuelle Einstellungen.

Bei RoomRaccoon dauert die Phase oft nur zwei bis vier Wochen. Ein Onboarding-Team hilft Schritt für Schritt durch die hotelspezifische Einrichtung des Systems und beim Import bestehender Buchungen.
8Was passiert mit meinen Daten, wenn ich von einem anderen System aus wechsle?
Viele Anbieter ermöglichen den Import bestehender Buchungen, Gästedaten und weiterer Informationen in das neue System. Auf diese Weise steht vom Start weg eine aktuelle Buchungsübersicht bereit, ohne dass manuell erneute Dateneingaben erforderlich sind. Wir von RoomRaccoon stehen beim sicheren Import der Daten im Verlauf des Onboardings zur Seite, sodass der Übergang reibungslos verläuft.
9Wie sicher sind meine Daten bei Software fürs Onlinemanagement von Hotels?
Software für den Onlinebetrieb des Hotelmanagements speichert Daten in sicheren Rechenzentren mit Verschlüsselungen und regelmäßigen Datensicherungen. Die meisten Anbieter halten ihre Systeme laufend auf dem neuesten Stand und führen Sicherheitsprüfungen durch, was ein hohes Maß an Datenschutz für das Unternehmen und für die Gäste verspricht.
10Welche Integrationen und Verknüpfungen sind bei einem PMS wichtig?
Besonders sinnvoll sind Möglichkeiten zur Verknüpfung mit:

Buchhaltungssoftware (DATEV).

Elektrischen Schließsystemen (Nuki, Salto KS).

Point-of-Sale-Systemen (POS-Systemen) für Restaurants und Bars (Lightspeed, Gastronovi).

Umsatzmanagementsystemen (Smartpricing, RoomPriceGenie).

Digitalen Gästemappen zur Benachrichtigung von Gästen (Gastfreund, Guestnet).

Ist die Hotelsoftware mit den idealen Integrationen verknüpft, automatisiert dies viele Abläufe und erspart einem doppelte Arbeit.
11Kann ich für das PMS Support und Schulungen nutzen?
Ja. Die meisten Anbieter stellen Onboarding und Schulungen bereit, sodass schon der Start mit dem neuen System erfreulich ist. So hat man schnell ein Gefühl für die neuen Funktionen. Bei RoomRaccoon haben Hoteliers sogar beim Onboarding-Programm die Wahl; die Optionen unterscheiden sich in puncto Dauer und Grad der Unterstützung.

Nach der Einstiegsphase stellt RoomRaccoon seinen Kunden Erfolgsmanager an die Seite, damit sie das System so vorteilhaft wie möglich nutzen und auch bei neuen Optionen immer prompt gut informiert sind. Ergänzend steht ein umfassendes Help Center mit Artikeln und Videos bereit, aber natürlich auch ein engagiertes Support-Team.