Einführung
AQUA HOTEL | VOM MANUELLEN BETRIEB ZUR GRENZENLOSEN AUTOMATISIERUNG
Der Hotelleriebetrieb Aqua Hotel & Hostel hat sich mit RoomRaccoon in eine komfortable Lage gebracht. Rechnungen sind nun in weniger als einer halben Minute erstellt, womit das Administrative viel weniger Raum einnimmt. Mithilfe von Automatisierung konnte man die Kosten halbieren und auch Abläufe verschlanken und die Effizienz steigern. Und dann noch der Online-Check-in: Er nimmt dem Haus Woche für Woche zwölf Arbeitsstunden ab, womit sich das Team intensiver um die Gäste kümmern kann.
Das Aqua Hotel
Im Aqua Hotel & Hostel, in der sehenswerten Stadt Konstanz direkt am Bodensee treffen die Gäste auf eine Melange aus Komfort und Erschwinglichkeit. Die Räume reichen von Suiten bis zu Mehrbettzimmern. Doch so modern das Haus sich auch präsentierte: Der große Anteil händischer Abläufe machte die Sache kompliziert.
Bei mehreren zentralen Aufgaben kam es zu Ineffizienzen, etwa bei den Check-ins, beim Mailversand und bei der Gästekommunikation. Der Bedarf an integrierten Lösungen für eine Verschlankung der Abläufe wurde immer größer, zumal auch das Gästeerlebnis optimiert werden sollte. Der Ausweg aus dieser misslichen Lage: Der Hotelleriebetrieb setzt nun auf RoomRaccoon, eine All-in-one-Hotelmanagement-Lösung.
Rasant-reibungslose Rechnungstellung
Die Herausforderung
Vor dem Umstieg auf RoomRaccoon nahm das Handling von Rechnungen im Aqua Hotel & Hostel viel Zeit in Anspruch. Das Team musste jede Rechnung von Hand erstellen sowie als PDF speichern, die Mailadresse des Gasts von Hand übertragen und dann eine E-Mail mit der Rechnung als Anhang versenden. Dieser Ablauf war sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig.
Die Lösung
RoomRaccoons Funktion zur Erstellung von Rechnungen versetzt die Mitarbeiter in die Lage, jede Rechnung in wenigen Sekunden aus dem System heraus zu erstellen und zu versenden. Diese Schnelligkeit und Reibungslosigkeit steigert wie nebenbei die Gästezufriedenheit, da sie den Aufenthalt elegant abrundet. Die Gäste erhalten das Dokument direkt in digitaler Form, was auch für sie ausgesprochen bequem ist.
Das Ergebnis
Mit RoomRaccoon erstellt und versendet das Haus Rechnungen in nicht einmal 30 Sekunden.
„Ich würde auf jeden Fall sagen, dass RoomRaccoon revolutionär ist, denn es ist eine All-in-one-Lösung, die nahtlos zur Moderne passt.“
MALTE SCHULZ – MANAGER, AQUA HOTEL & HOSTEL
50% weniger Kosten für Administratives
Die Herausforderung
Das Administrative drohte für das Aqua Hotel & Hostel auszuufern, da jede Aufgabe von Hand erledigt wurde, unter anderem das Ein- sowie Auschecken der Gäste, das Erstellen aller Rechnungen und die gesamte Kommunikation mit den (potenziellen) Gästen. Dies bedeutete nicht nur einen hohen Zeitaufwand, sondern barg auch erhebliches Fehlerpotenzial, was wiederum mehr Aufwand nach sich zog und die Servicequalität schmälerte.
Die Lösung
Die Aqua-Hotel-Abläufe sollten mit RoomRaccoons Automatisierungen eine ganz neue Professionalisierung erhalten, sei es bei Mailings, Check-ins oder auch E-Mails zur Abreise. Diese Automatisierung gestaltet die Abläufe schlanker, minimiert den manuellen Anteil und räumt Fehlerpotenzial aus. Da die Mails zur Abreise nun automatisch vom System versandt werden, können sich die Mitarbeiter besser darauf konzentrieren, für ein optimales Gästeerlebnis zu sorgen. Die höhere Gästezufriedenheit schlägt sich auch in besseren Bewertungen nieder.
Das Ergebnis
Das Aqua Hotel & Hostel hat seine Administrationskosten um 50% gesenkt.
Zwölf Stunden Gewinn pro Woche mit Online-Check-in
Die Herausforderung
Das händische Einchecken war ohnehin zeit- und arbeitsintensiv und erforderte ständige Präsenz an der Rezeption. Im Verlauf der Coronazeit erwies sich das persönliche Einchecken der Gäste dann als allzu kompliziert. Die Zeichen standen auf Kontaktlosservice, auch beim Check-in. Zugleich galt es, Betriebskosten zu senken und dennoch die Gästezufriedenheit auf einem hohen Niveau zu halten.
Die Lösung
Mit RoomRaccoon führte das Aqua Hotel & Hostel einen kontaktlosen Check-in ein und machte so die zahlreichen Handgriffe überflüssig. Diese wesentliche Komponente des heutigen Gastgewerbes lässt die Gäste online einchecken, womit viel weniger Notwendigkeit für physische Präsenz an der Rezeption besteht. Auf diese Weise konnte das Haus die Öffnungszeiten der Rezeption halbieren. Die Effizienzsteigerungen und insbesondere die Kosteneinsparungen schlagen sehr positiv zu Buche.
Das Ergebnis
Das Aqua Hotel & Hostel spart dank RoomRaccoons Online-Check-in zwölf Arbeitsstunden pro Woche ein.
Siehe unsere Kundenberichte:
RoomRaccoon stellt eine Fülle an Funktionen bereit, die den Betrieb von Unterkünften zukunftsfit machen und ihre Einnahmen ankurbeln. Tauchen Sie ein in bewährte Beispiele!
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