Digitale Registrierung von Hotelgästen: schnell, einfach, rechtssicher

Wussten Sie, dass sich die Zufriedenheit eines Gasts halbiert, wenn er fünf Minuten an der Rezeption warten muss? Laut einer Studie vom Cornell Center for Hospitality Research ist der Check-in der entscheidende Faktor für die Gästezufriedenheit.

In diesem Artikel beleuchten wir, welche Vorteile digitale Meldescheine mit sich bringen und wie Sie sicherstellen können, dass die digitale Gästeregistrierung Ihrer Unterkunft vollständig rechtskonform ist.

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Digitale Gästeregistrierung für Hotels – darum geht es

In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist es rechtlich verpflichtend, Daten eines jeden Übernachtungsgasts zu erfassen und zu speichern. Diese sogenannte Registrierung bedeutet im Grunde nur, Daten aufzunehmen und den Gast zur Bestätigung des Aufenthalts unterschreiben zu lassen.

In der Vergangenheit mussten Unterkünfte dies beim Eintreffen der Gäste von Hand auf Meldescheinen aus Papier erledigen, wobei sich oft lange Schlangen am Empfang bildeten.

Aber mit RoomRaccoon und unseren AVS- und Feratel-Integrationen können Unterkünfte dies viel einfacher, schneller und besser erledigen.

Im RoomRaccoon-PMS können Sie das Gästeregistrierungsformular so einrichten, dass es nicht nur den örtlichen Vorgaben entspricht, sondern auch die Angaben abfragt, die Sie selbst von Ihren Gästen einholen möchten. Fügen Sie Ihr digitales Registrierungsformular dann einfach zu Ihrer Vor-Anreise-E-Mail hinzu, damit Ihre Gäste es schon vor der Ankunft ausfüllen können. Gäste, die die Onlineregistrierung nicht nutzen, können das Formular an Ihrer Rezeption auf einem Tablet einfach digital ausfüllen.

Dank der Integration unserer Compliance-Partner Feratel bzw. AVS übertragen wir die Gästedaten automatisch aus dem RoomRaccoon-System an deren Systeme. Diese Anbieter sind mit den behördlichen Stellen vor Ort verbunden, um lokale Abgaben zu regeln. So brauchen Sie sich nicht mehr eigens an die Behörden zu wenden.

Die drei Eckpunkte für die digitale Gästeregistrierung in Unterkünften

1) Zwingend zu erfassende Daten

Beim digitalen Check-in- und Registrierungsprozess müssen einige Gästedaten auf jeden Fall dokumentiert werden. RoomRaccoon bietet Ihnen an, neben diesen Pflichtfeldern auch Aspekte zu erfassen, die individuell wissenswert oder hilfreich sein können, etwa Flugnummern oder Ernährungswünsche. Zwingend zu erfassen ist Folgendes:

• Art des Gasts
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Land
• Geburtsdatum

2) Zahlungsverkehrsdaten mit starker Kundenauthentifizierung

Ihre Unterkunft hat Zahlungen im Einklang mit verschiedenen rechtlichen Vorgaben zu verarbeiten und dabei die Zwei-Faktor-Authentisierung der Gäste sicherzustellen. Darum ist es wichtig, dass Ihre Hotelmanagement-Software (Ihr PMS) mit einer Zahlungstechnologie verknüpft ist. RaccoonPay, unser eigenes Zahlungssystem, ist PCI-Level-1-zertifiziert und nutzt 3D-Secure-2.0-Technologie für besonders sichere Zahlungsabwicklungen.

Mit RaccoonPay können Sie bequem sichere Transaktionen über Onlinezahlungslinks im Zuge des Check-ins und Check-outs annehmen. Zugleich haben Ihre Gäste die Option, über das vollständig integrierte RaccoonPay-Kartenlesegerät an der Rezeption zu bezahlen.

3) Speicherung und Übertragung von Gästedaten

Es ist ausgesprochen praktisch, die Gästedaten im PMS zu speichern, denn so haben Sie bei wiederholten Buchungen bereits alles Wichtige parat. RoomRaccoon ist bewusst dafür konzipiert, wiederkehrenden Gästen denkbar einfache und effiziente Buchungen anzubieten. Das System speichert die gängigen Daten und auch Informationen zu individuellen Vorlieben der Gäste und übernimmt sie bei einer erneuten Buchung oder Reservierung automatisch. Das macht es für alle Beteiligten schnell und bequem.

Dank der RoomRaccoon-Verknüpfung mit AVS und Feratel, zwei zertifizierten Softwareanbietern, sind Sie beim Meldewesen auch im Hinblick auf örtliche Abgaben ohne manuellen Aufwand immer auf der sicheren Seite.

Jetzt auf digitale Gästeregistrierung und Dokumentation umsteigen!

Schalten Sie die Verknüpfung mit unseren zertifizierten Partnern über den RoomRaccoon-Marktplatz frei.

Sie nutzen RoomRaccoon bislang nicht? Hatten Sie schon eine kostenlose persönliche Demo?