Hotel-Property-Management-System (PMS): Was ist das?

Ein Hotel-Property-Management-System (Hotel-PMS) ist eine Software, die für die Verwaltung von Mietobjekten und Beherbergungsbetrieben entwickelt wurde. Es bietet ein zentrales Computersystem zur Organisation, Planung und Durchführung der täglichen Funktionen und Transaktionen im Beherbergungsgewerbe.

PMS-Lösungen sind auf die speziellen Bedürfnisse des Gastgewerbes zugeschnitten und steigern die Effizienz des Betriebs. Durch die Möglichkeit, Aufzeichnungen am Computer vorzunehmen, haben Property-Management-Systeme die Aktualisierung und Abfrage zentraler Aufzeichnungen von mehreren Computern und Geräten aus erheblich vereinfacht.

Die Auswahl des perfekten PMS für Ihr kleines Hotel ist entscheidend für hohe Effizienz, Gästezufriedenheit und Erfolg. Stellen Sie sich ein Hotel-Property-Management-System als das Herzstück Ihres Hauses vor, das alle Gästedaten speichert und die Details zum Ein- und Auschecken verwaltet. In diesem umfassenden Artikel beginnen wir mit den Grundlagen dieser Technologie, erklären, wie Ihr Haus davon profitieren kann, und befassen uns mit komplexeren Aspekten wie Features, Funktionalitäten und Add-ons.

Woran Sie erkennen, dass Sie ein PMS / Property-Management-System brauchen

Budgetbeschränkungen könnten ein Argument sein, nicht in ein PMS zu investieren. Doch auch wenn die Verwaltung von Buchungen in einer Excel-Tabelle eine kostengünstige Lösung zu sein scheint, kann die manuelle Verwaltung Ihrer Buchungen aufgrund des Zeitaufwands und der verpassten Gelegenheiten teurer sein.

Dies sind sechs wichtige Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, in ein Hotel-Property-Management-System zu investieren:

Nur oberflächliche Einblicke in die Leistung Ihres Hotels

Unzureichende Einblicke in die Leistung eines Hotels können dazu führen, dass es schwierig ist, Kennzahlen zu verstehen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Genaue und zeitnahe Daten zu Auslastung, Umsatz, Kundenzufriedenheit und Effizienz sind entscheidend für effektive Strategien und Geschäftsergebnisse.

Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Preise nicht gesichert

Hotels können aufgrund von Marktfaktoren und ineffektiven Preisstrategien Schwierigkeiten haben, wettbewerbsfähige Preise zu halten. Dies kann die Rentabilität mindern und es schwieriger machen, Gäste anzuziehen, insbesondere auf preissensiblen Märkten. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, können Sie Abhilfe schaffen, indem Sie Ihre Preisstrategien überprüfen, Marktforschung betreiben und dynamische Preismodelle verwenden, die die Nachfrage, die Saisonabhängigkeit und die Preise der Wettbewerber berücksichtigen. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von RaccoonRev, unserem Tool zur Analyse von Wettbewerbern, um eine wettbewerbsfähige Preisstrategie zu entwickeln. Laden Sie unsere RaccoonRev-Broschüre herunter, um mehr zu erfahren.

Zu viele Handgriffe für Check-in und Check-out

Manuelles Ein- und Auschecken in Hotels bedeutet, dass es keine Automatisierung gibt. Die Mitarbeiter erledigen Aufgaben wie die Aufnahme von Gästedaten, die Bereitstellung von Schlüsseln und die Bearbeitung von Zahlungen manuell. Das kann zeitaufwendig sein und viel „Papierkram“ verursachen. Mit einem Hotel-Property-Management-System für automatisiertes Ein- und Auschecken verringern sich die Wartezeiten, und Ihre Mitarbeiter können einen persönlichen Service anbieten. Einfach ausgedrückt: Die Automatisierung hilft Ihnen, effizient zu arbeiten und Ihren Betrieb zu modernisieren.

Bei Reservierungen und Buchungen der Zeit hinterher

Sind Sie besorgt, dass Sie Anrufe von potenziellen Gästen verpassen, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen? ine Buchungsmaschine ist zwar eine wichtige Lösung für dieses Problem, aber ein PMS mitsamt Buchungsvorschlagsdokument bietet einen zusätzlichen Vorteil. Die Automatisierung des Buchungsprozesses ermöglicht Ihnen nicht nur die nahtlose Annahme von Onlinebuchungen, sondern befreit Sie auch von dem Gefühl, an Ihren Schreibtisch gefesselt zu sein. Dies entspricht auch den Vorlieben moderner Reisender, die nach schnellen Lösungen und Bequemlichkeit suchen, wenn sie buchen wollen. Verbessern Sie das Gästeerlebnis und die betriebliche Effizienz mit einem Property-Management-System, das einen schnellen und mühelosen Buchungprozess in wenigen Schritten gelingen lässt.

Gästekommunikation als großer „Zeitschlucker“

Ärgert es Sie, keinen Zugang zu historischen Gästedaten für personalisierte Kommunikation und personalisierte Angebote zu haben? Das PMS / Property-Management-System von RoomRaccoon kann das für Sie ändern, indem es umfassende Gästeprofile speichert, einschließlich ihrer Vorlieben und bevorzugten Tarife. Mit diesen Informationen können Sie für jeden Schritt der Customer Journey automatisierte E-Mails an den Gast einrichten, von der Buchung bis zur Nachbereitung des Aufenthalts. Auf diese Weise können Sie Ihren Gästen ein einzigartiges und persönliches Erlebnis bieten, das dazu beiträgt, ihre Treue zu Ihrem Haus zu steigern. Ihre Gäste werden sich von der Ankunft an geschätzt fühlen, da jeder Aufenthalt auf ihre individuellen Vorlieben zugeschnitten ist. Heutige Reisende erwarten automatische Bestätigungs-E-Mails und Benachrichtigungen über alles Wichtige während ihres Aufenthalts.

Unsere kostenlose Hotel-E-Mail-Vorlage hilft Ihnen, die Kommunikation mit Ihren Gästen zu optimieren.

Bessere Struktur aller Abläufe wünschenswert

Hotels, die verschiedene separate Tools verwenden und dezentral strukturiert sind, können Schwierigkeiten mit der Effizienz, der Kommunikation und dem täglichen Betrieb haben. Das Hotel-Property-Management-System von RoomRaccoon kann dazu beitragen, den Betrieb zu zentralisieren, die Kommunikation zu verbessern und gleichzeitig Fehler zu minimieren. Klare Kommunikationskanäle, Mitarbeiterschulungen und standardisierte betriebliche Abläufe können ebenfalls dazu beitragen, den Hotelbetrieb effektiver zu organisieren. Deshalb brauchen Sie ein All-in-one-System, das die täglichen Abläufe vereinfacht und Sie mit fortschrittlichen Preisgestaltungs- und Upselling-Tools ausstattet, um Ihren Umsatz zu steigern.

Was ist ein All-in-one-Property-Management-System?

Ein All-in-one-Property-Management-System integriert in der Regel verschiedene Module, um den Hotelbetrieb umfassend zu verwalten:

• Buchungsmaschine: Dies ist eine Softwareanwendung, die Onlinebuchungen über direkte Kanäle wie die Website eines Hotels, über Social Media und über Metasuchmaschinen ermöglicht. Da immer mehr Unterkünfte online gebucht werden, müssen auch kleine Hotels die Bedeutung einer Onlinebuchungsmaschine erkennen. Unser Leitfaden zur Buchungsmaschine zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Website in einen „Buchungsmotor“ verwandeln können.
• Channel-Manager: Hierbei handelt es sich um ein Tool, das Ihnen hilft, die verschiedenen Buchungsseiten (auch bekannt als Onlinereisebüros oder OTAs) zu verwalten, über die Sie Ihre Zimmer anbieten. Er arbeitet nach dem Konzept „gepooltes Inventar“, um Ihre Zimmer, Preise und Verfügbarkeiten auf mehreren OTAs gleichzeitig zu aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Einträge immer auf dem neuesten Stand sind und keine Überbuchungen anfallen, unabhängig davon, wo die Buchungen vorgenommen werden, sei es direkt auf Ihrer Website, über eine Buchungsseite eines Drittanbieters oder persönlich vor Ort.
  
• System zur Zahlungsabwicklung: Zum Hotel-Property-Management-System von RoomRaccoon gehört auch RaccoonPay, eine integrierte Zahlungslösung. RaccoonPay gewährleistet eine schnelle und nahtlose Zahlungsabwicklung über die Buchungsmaschine, über den Channel-Manager und auch an Ihrer Rezeption. Sie können alle Zahlungsaktivitäten, Auszahlungen, Erstattungen und auch Transaktionen mit virtuellen Kreditkarten (VCCs) einsehen.
  

Was ist der Unterschied zwischen einem Hotel-PMS und einer Frontdesk-Software?

Frontdesk-Software bzw. ein Frontdesk-System ist im Wesentlichen ein Hotel-PMS. Der Hauptzweck eines PMS besteht darin, Ihnen die Technologie zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um die Aufgaben an der Rezeption effizient zu verwalten. Im Grunde können Sie alles, was Sie an der Rezeption tun können, auch mit einem PMS erledigen.

Es ist jedoch wichtig, zu wissen, dass sich nicht alle Frontdesk- und PMS-Tools gleichen. Eine Hotelverwaltungslösung alias Hotel-Property-Management-System heißt so, weil sie für die Verwaltung aller Aspekte von Hotels gedacht ist. Wenn ein Tool nur als Frontdesk-System und nicht als PMS bezeichnet wird, fehlen ihm möglicherweise wichtige Funktionen, die in modernen, leistungsstarken Hotel-PMS zu finden sind.

Hilfreich zu wissen ist, dass noch weitere Synonyme für PMS im Umlauf sind, insbesondere Hospitality-Management, Hotelmanagement-Software oder auch Motelmanagement.

Wenn Sie nach Hotelverwaltungssoftware suchen, stoßen Sie vielleicht auf Begriffe wie „B&B-Software“ oder „Herbergssoftware“. Auch wenn sich diese Begriffe in der Regel auf ein Hotel-PMS beziehen, können einige Tools speziell für eine bestimmte Art von Unterkünften entwickelt worden sein und sind für andere möglicherweise nicht geeignet.

Was sind die Vorteile eines Hotel-PMS?

Ein PMS bietet mehrere Vorteile, darunter die effiziente Rationalisierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen. Es passt die Preise automatisch an, analysiert die Preise der Konkurrenz, bietet Analyse- und Berichtsfunktionen, merkt sich die Präferenzen der Kunden und „kümmert sich“ um die Kommunikation mit den Gästen. Hier finden Sie weitere Vorteile der Nutzung des RoomRaccoon-PMS:

1. bis zu vier Stunden weniger Arbeitsaufwand täglich: Automatisieren Sie Prozesse, um täglich bis zu vier Stunden zu sparen, Kosten zu senken und Aufgaben zu optimieren.
2. mehr Fünf-Sterne-Bewertungen: Nutzen Sie Tools, die sich auf den Gast konzentrieren, um ein nahtloses und integriertes Nutzererlebnis ohne Hindernisse zu bieten.
   
3. höhere Aufenthaltsqualität für die Gäste: Die Einbindung von Funktionen, die eine persönliche Beziehung zu den Gästen aufbauen, ist wichtig, um Kundentreue zu fördern
   
4. Liveanbingung an führende OTAs, globale Distributionssysteme (GDS) und Metasuchmaschinen: Lassen Sie Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen automatisiert verwalten, um Ihre Zimmer auf mehreren Reisekanälen und Suchmaschinen anzuzeigen.
   
5. höhere Einnahmen: Während der europäischen Sommersaison 2023 stieg der RevPAR aufgrund der hohen Reisenachfrage und dank verbesserter Preisstrategien trotz höherer Zimmerpreise um 20%.

Auf welche Funktionen Sie bei einem Property-Management-System für kleine Hotels achten sollten

Achten Sie bei der Auswahl eines Hotel-PMS auf eine cloudbasierte Rezeptionsverwaltung, personalisierte Kommunikation und Upselling-Funktionen. Wenn eine wichtige Funktion fehlt, müssen Sie sich auf ein separates System verlassen, was den Zweck eines All-in-one-Hotelmanagements ad absurdum führt.

RoomRaccoon bietet eine wirkliche All-in-one-Lösung, die sicherstellt, dass Sie über alle wichtigen Module verfügen. Und zwar sind es folgende Module, die RoomRaccoon zu einem ganz besonderen und nahtlosen Hotel-Property-Management-System machen:

Verwaltung der Rezeption

Ihr PMS sollte die notwendigen Tools bereitstellen, um Ihr kleines Hotel effizient zu organisieren und zu betreiben. Um Ihren Gästen von der Ankunft bis zur Abreise einen außergewöhnlichen Service zu bieten, sollten Sie die folgenden Aufgaben mühelos erledigen können:

• Rechnungen erstellen
• beeindruckende Objektverwaltung mit RoomRaccoons „grauen Räumen“: . Stellen Sie zusätzliche Räume wie Konferenzräume und Parkplätze separat bereit und in Rechnung, womit Ihren Einnahmen steigen.
• Gäste ein- und auschecken
• Richten Sie Ihre Immobilie ein, einschließlich Zimmerkategorien und Tarifplänen
• Ordnen Sie bestehende Buchungen neu an, vereinfachen Sie das Einchecken von Gästen und verbessern Sie das Gästeerlebnis mit Funktionen wie geplanten Erinnerungen und Bucherprofilen.
• Behalten Sie den Überblick über wiederkehrende Gäste.

Cross- und Upsell-Optionen

Verkaufen Sie Ihren Gästen Zusatzleistungen und maximieren Sie so Ihren Umsatz. Ein gutes PMS sollte eine Upselling-Software umfassen, mit der Sie Zusatzleistungen (wie spätes Auschecken, Frühstück oder Wellnesspakete) anbieten und den TrevPAR steigern können. (TrevPAR steht für Total Revenue per Available Room, also Gesamtumsatz pro verfügbarem Zimmer.) . Sie sollten in der Lage sein, diese Extras auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Gasts abzustimmen und während des Aufenthalts zusätzliche Posten zu dessen Buchung hinzuzufügen. Durch Cross- und Upselling relevanter Produkte und Dienstleistungen können Sie Ihren Gästen ein besseres Erlebnis bieten und gleichzeitig Ihren Gewinn steigern. Ein Beispiel: Mithilfe von RaccoonUpsell konnte The Glen Boutique Hotel seinen Return on Investment (ROI) um 273% steigern, indem es während des Buchungsvorgangs Wohlfühlpakete und zusätzliche Dienstleistungen anbot.

Tipps für Zusatzverkäufe gewünscht? Unser Leitfaden fürs Cross- und Upselling verrät Ihnen mehr, auch wie all dies mit dem PMS von RoomRaccoon besonders leicht fällt.

Cloudbasierte Software

Unabhängig von Ihrem Standort oder dem Gerät, das Sie verwenden, sollte der Zugriff auf Ihr Property-Management-System bequem sein. Das bedeutet, es muss cloudbasiert sein. Auf diese Weise können Sie Ihre Reservierungen und Buchungen ganz einfach überwachen, während Sie anderen Dingen nachgehen. Sie brauchen nur Ihr Smartphone oder Tablet dabeizuhaben.

Cloudbasierte Software hat mehrere wichtige Eigenschaften, darunter:

1. Erreichbarkeit: Solange Sie eine Internetverbindung haben, können Sie von jedem Gerät aus auf die Software zugreifen, was sie für Nutzer flexibel und bequem macht.
   
2. Skalierbarkeit: Cloudbasierte Lösungen können je nach den Bedürfnissen der Nutzer schnell erweitert oder zurückgeschraubt werden, was sie zu einer beliebten Wahl macht.
3. automatische Updates: Cloudserviceprovider kümmern sich um Updates und Wartung und stellen so sicher, dass die Nutzer immer über die neuesten Funktionen und Sicherheits-Patches verfügen.
4. bessere Zusammenarbeit: Cloudbasierte Software begünstigt die Abstimmung zwischen den Nutzern und ermöglicht es ihnen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Dokumente gemeinsam zu nutzen und effektiv zu kommunizieren.
5. Datensicherheit: Cloudanbieter investieren in robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Nutzerdaten, die oft Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits umfassen.
6. Kosteneffizienz: Cloudbasierte Software wird häufig auf der Grundlage eines Abonnementmodells betrieben, sodass keine Infrastrukturkosten im Voraus anfallen und die Benutzer nur für das bezahlen, was sie verwenden.

Funktionen für personalisierte Gästekommunikation

Ein erstklassiges Property-Management-System kann den Unterschied ausmachen, damit Ihre Gäste den bestmöglichen Aufenthalt in Ihrem Haus genießen. Das PMS von RoomRaccoon enthält Funktionen, die eine einfache, strukturierte Kommunikation mit den Gästen während ihres Aufenthalts ermöglichen. So funktioniert es:

1. Buchungsbestätigung: Sobald jemand bei Ihnen bucht, schickt unser Property-Management-System ihm automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. Damit wird die Buchung bestätigt und Ihre Kunden sehen, dass Sie sich freuen, sie als Gäste zu haben.
2. Informationen vor der Anreise: In den Tagen vor der Ankunft Ihrer Gäste sendet das Property-Management-System eine E-Mail mit allen Informationen, die für einen reibungslosen Check-in erforderlich sind. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Vorfreude auf den Aufenthalt zu steigern, und bieten Sie zusätzliche Dienstleistungen oder Annehmlichkeiten an, die die Gäste interessieren könnten.
3. Dankeschön nach dem Aufenthalt: Nach dem Auschecken sendet das Property-Management-System eine E-Mail, mit der Sie sich bedanken, um Feedback zum Aufenthalt bitten und auch Rabattcodes für zukünftige Buchungen anbieten können. Wenn Sie personalisierte Codes anbieten, fühlen sich Ihre Gäste wertgeschätzt und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit zu treuen Stammkunden.

Jede Gästeunterkunft ist einzigartig. Daher sollten Sie diese E-Mails an das Image Ihrer Marke anpassen. Mit dem Hotel-Property-Management-System von RoomRaccoon können Sie ein stimmiges Gästeerlebnis schaffen, das dafür sorgt, dass Ihre Gäste immer wieder zurückkehren.

Jetzt per Property-Management-System Umsatz steigern!

Maximieren Sie den Ertrag Ihres Hotels mit RaccoonRev, unserem Ertragsmanagement-Tool, das Ihnen hilft, Ihre Zimmer strategisch und zum richtigen Zeitpunkt zu wettbewerbsfähigen Preisen zu verkaufen. Mit RaccoonRev können Sie Ihre Zimmerpreise mit automatischen Preisregeln auf der Grundlage von Zeiträumen, Zimmerpreisen, Preisen von Mitbewerbern und Verfügbarkeit anpassen. Sie können diese Regeln anpassen, um Ihren RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) zu steigern.

Mit RoomRaccoon Betrieb optimieren und Gäste begeistern!

Die Frontdesk-Funktion rationalisiert und automatisiert die täglichen Abläufe, die für den Betrieb einer Immobilie entscheidend sind. Unser Channel-Manager verwaltet Ihre Präsenz auf Websites von Drittanbietern und ermöglicht es Ihnen, alle Angebote mit einem einzigen Klick zu aktualisieren und die Verfügbarkeit automatisch anzupassen, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Einfach, intuitiv und optimiert: Das RoomRaccoon-Property-Management-System nimmt Ihnen die ganze Arbeit ab. Was uns zur ersten Wahl für unabhängige Hoteliers macht? Voilà:

• Sie können täglich Stunden sparen, indem Sie Aufgaben wie Gästekommunikation, Zahlungsabwicklung, Reservierungen und Check-outs automatisieren. So kann Ihr Team mehr dafür tun, Ihren Gästen ein Fünf-Sterne-Erlebnis zu bieten.
• Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf von der ersten Suche bis zur Nachbereitung des Aufenthalts und machen Sie jeden Kontaktpunkt mit dem Gast zu einem angenehmen Erlebnis.
• Unsere PMS-Software ist außerdem mit umsatzsteigernden Tools ausgestattet, die Ihnen helfen, in einer dynamischen Branche mit weniger Aufwand erfolgreich zu sein. Verbessern Sie Ihren Betrieb, begeistern Sie Ihre Gäste und schaffen Sie unvergessliche Erlebnisse mit RoomRaccoon.