Was ist ein Property-Management-System (PMS) für Hotels?

Eine Buchung wird verlängert, ein Zimmer ist noch nicht gereinigt und an der Rezeption wartet ein Gast auf seine Firmenrechnung. Ein PMS-System hilft deinem Team, solche Aufgaben mit einem gemeinsamen Datenstand zu bearbeiten. Entscheidend ist, welche Abläufe die Software tatsächlich zusammenführt und wo weiterhin Handarbeit nötig bleibt.

Hier erfährst du, wie ein Hotelverwaltungssystem funktioniert, welche Vorteile es bietet und worauf du bei Funktionen, Kosten und Einführung achten solltest.

Welche Aufgaben übernimmt ein PMS im Hotel?

PMS steht für Property Management System. In der Hotellerie sind damit Hotelverwaltungssoftware oder ein Hotelmanagementsystem gemeint. Der Begriff wird auch in der Immobilienwirtschaft verwendet; hier geht es um die Verwaltung von Übernachtungsbetrieben.

Der wichtigste Nutzen: Informationen zu einem Aufenthalt stehen an einem zentralen Ort. Rezeption, Housekeeping und Hotelmanagement können damit arbeiten, soweit ihre jeweiligen Zugriffsrechte und die eingesetzten Module das erlauben.

Reservierungen und Zimmerbelegung verwalten

Im Belegungsplan sieht dein Team Anreisen, Abreisen, freie Zimmer und bestehende Aufenthalte. Es kann Reservierungen anlegen, Zimmer zuweisen, Aufenthalte ändern und Sperrzeiten berücksichtigen. Online-Buchungen gelangen über die entsprechenden Anbindungen ins System; telefonische Buchungen werden üblicherweise von Mitarbeitenden eingetragen.

Prüfe auch Sonderfälle: Kann ein Gast während seines Aufenthalts das Zimmer wechseln? Lassen sich mehrere Zimmer einer Gruppe zuordnen? Solche Aufgaben zeigen, ob die PMS-Software zu deinem Betrieb passt.

Gästedaten und Kommunikation bündeln

Gastprofile halten relevante Kontaktdaten und Informationen zum Aufenthalt bereit. Automatisierte Nachrichten können beispielsweise die Buchung bestätigen oder Hinweise zur Anreise versenden. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen buchender Person, übernachtendem Gast und Rechnungsempfänger, etwa bei einer Firmenbuchung.

Check-in und Check-out vorbereiten

Die Rezeption prüft Reservierung, Zimmerstatus und offene Beträge in einem zusammenhängenden Ablauf. Online-Check-in kann einen Teil der Datenerfassung vor die Anreise verlagern. Eine digitale Registrierung bedeutet allerdings noch nicht, dass das Zimmer bezugsbereit ist oder der Gast bereits Zugang erhält.

Rechnungen und Zahlungen zuordnen

Ein PMS kann Leistungen auf einer Gästerechnung zusammenführen und offene Forderungen anzeigen. Mit einer passenden Zahlungsanbindung werden Transaktionen der Reservierung zugeordnet. Lass dir Anzahlungen, Teilzahlungen, Stornierungen und Erstattungen demonstrieren: Eine ausgestellte Rechnung ist noch kein Zahlungseingang.

Housekeeping und Zimmerstatus abstimmen

Ist ein Zimmer belegt, zu reinigen, kontrolliert oder gesperrt? Diese Information hilft bei der Planung der nächsten Anreise. Eine angebundene Housekeeping-Lösung kann Reinigungsaufgaben und Statusmeldungen mit der Rezeption verbinden. Umfangreiche Aufgabenplanung ist nicht automatisch in jedem PMS-Basispaket enthalten.

Auslastung und Umsätze auswerten

Berichte machen beispielsweise Auslastung, durchschnittlichen Zimmerpreis und Zimmerumsatz sichtbar. Kläre, ob Zahlen nach Aufenthalts-, Buchungs- oder Zahlungsdatum ausgewiesen werden. Nur mit derselben Berechnungsgrundlage lassen sich Zeiträume sinnvoll vergleichen. Preisregeln oder ein zusätzliches Revenue-Management-System können die Ratensteuerung ergänzen.

Was unterscheidet PMS, Channel Manager und Booking Engine?

Das PMS organisiert den Aufenthalt, der Channel Manager den Datenaustausch mit Buchungsportalen und die Booking Engine die Direktbuchung auf deiner Website. Die Funktionen können in einer Plattform enthalten sein oder von mehreren verbundenen Anbietern stammen.

Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle horizontal verschieben.

Vertiefende Informationen findest du in den Leitfäden Was ist ein Channel Manager? und Wie funktioniert eine Booking Engine?

Cloud-PMS oder lokal installiertes System?

Ein Cloud-PMS wird über die Infrastruktur des Anbieters bereitgestellt und meist im Browser genutzt. Bei einer lokal installierten Lösung läuft die Software auf eigener oder betreuter lokaler Infrastruktur. Welche Variante passt, hängt von deinen Arbeitsabläufen, Schnittstellen und IT-Ressourcen ab.

• Cloud: Zugriff von unterschiedlichen Arbeitsplätzen und zentrale Softwarepflege durch den Anbieter. Prüfe Internetabhängigkeit, Datensicherung, Verfügbarkeit und Exportmöglichkeiten.
• Lokale Installation: Betrieb auf der vorgesehenen Infrastruktur. Zuständigkeiten für Wartung, Updates, Backups und Fernzugriff müssen klar geregelt sein.

Ein lokales PMS hält angebundene Buchungsportale bei einem Internetausfall ebenfalls nicht automatisch aktuell. Plane für beide Modelle, wie dein Team bei einer Störung auf Anreisen und wichtige Aufenthaltsinformationen zugreift.

Was kostet ein Property-Management-System?

Der Preis hängt unter anderem von Zimmerzahl, Funktionsumfang, Vertragslaufzeit und Integrationen ab. Vergleiche deshalb die Gesamtkosten für denselben Zeitraum und dieselben Aufgaben. Ein niedriger Einstiegspreis allein sagt wenig über das passende Angebot aus.

• Laufende Softwarekosten: PMS, weitere Module, Benutzerzugänge und Schnittstellen.
• Einmalige Kosten: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und gegebenenfalls Hardware.
• Nutzungsabhängige Gebühren: etwa Zahlungsabwicklung, bestimmte Dienste oder Buchungsgebühren laut Vertrag.
• Interner Aufwand: Vorbereitung, Tests, Mitarbeiterschulung und Betreuung der Umstellung.

Für RoomRaccoon findest du die angebotenen Pakete auf der Preisübersicht. Lass dir den Leistungsumfang für deine Zimmerzahl und die gewünschten Erweiterungen schriftlich aufschlüsseln.

Ob sich die Investition lohnt, lässt sich im Alltag prüfen: Wie viel Zeit kosten Buchungsänderungen, Zahlungsabgleich und Rechnungskorrekturen vor und nach der Einführung? Ergänze diese Beobachtungen um die tatsächlichen Softwarekosten. Mehr Umsatz ist kein automatisches Ergebnis eines PMS-Wechsels.

Wie wählst du das passende PMS-System aus?

Beginne mit den Aufgaben, die dein Team häufig erledigt. Eine Pension mit wenigen Mitarbeitenden hat andere Anforderungen als ein Hotel mit Restaurant, Gruppenreisen und mehreren Standorten. Für kleinere Betriebe sind einfache Bedienung und überschaubarer Einrichtungsaufwand besonders relevant; mehr dazu findest du bei der Hotelsoftware für kleine Hotels.

Teste in einer Demo konkrete Situationen statt nur einzelne Bildschirmansichten:

1. Buchung ändern: Verlängere einen Aufenthalt und verschiebe ihn teilweise in eine andere Zimmerkategorie. Prüfe Preis, Verfügbarkeit und Bestätigung.
2. Firmenaufenthalt abrechnen: Trenne Übernachtung und privat bezahlte Extras. Kontrolliere Rechnungsempfänger und Zahlungszuordnung.
3. Anreise vorbereiten: Prüfe fehlende Gastdaten, offene Zahlungen und die Freigabe des Zimmers durch das Housekeeping.
4. Verbindungen testen: Lass dir zeigen, welche Daten mit deinen Buchungsportalen, der Restaurantkasse, dem Türsystem und der Buchhaltung ausgetauscht werden.
5. Support und Vertrag klären: Frage nach deutschsprachiger Unterstützung, Erreichbarkeit, Zuständigkeiten bei Schnittstellenproblemen und Datenexport bei Vertragsende.

Im Integrationsverzeichnis von RoomRaccoon kannst du nach passenden Anbindungen suchen. Die Nennung eines Partners ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob genau dein gewünschter Ablauf unterstützt wird.

Welche Anforderungen sind für Hotels in Deutschland wichtig?

Beziehe bei der Softwareauswahl auch Datenschutz, Rechnungsprozesse und Gästeregistrierung ein. Dabei kommt es auf das Zusammenspiel von Software, Einstellungen und betrieblichen Abläufen an.

• Datenschutz: Prüfe Auftragsverarbeitung, Benutzerrechte, Löschregeln, Datensicherung und mögliche Drittlandübermittlungen. Maßgeblich sind unter anderem die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
• E-Rechnungen: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine strukturierte E-Rechnung. Kläre für betroffene inländische B2B-Umsätze, wie passende Formate erstellt und aufbewahrt werden und welche Übergangsregelungen gelten. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern Anforderungen und Ausnahmen.
• Gästeregistrierung: Die besondere Meldescheinpflicht nach § 29 Absatz 2 Bundesmeldegesetz betrifft ausländische Gäste. Ein gewöhnliches Online-Formular erfüllt nicht automatisch die Anforderungen eines zulässigen elektronischen Meldeverfahrens. Örtliche Abgaben und die dafür benötigten Angaben sind zusätzlich zu prüfen.

Lass dir diese Prozesse anhand deines Betriebs zeigen. Stimme Rechnungsformate und Buchhaltungsexporte mit deiner Steuerberatung ab, bevor du dich auf eine bestimmte Einrichtung festlegst.

Wie läuft die Einführung eines neuen PMS ab?

Ein Systemwechsel beginnt mit der Vorbereitung der Daten und Abläufe. Wie lange er dauert, hängt von Unterkunft, Datenqualität, Schnittstellen und Schulungsbedarf ab.

1. Bestand aufnehmen: Zimmerkategorien, Raten, Extras, Buchungskanäle und benötigte Schnittstellen dokumentieren.
2. Datenübernahme festlegen: Vereinbaren, welche zukünftigen Reservierungen und Gastdaten übertragen werden und wie historische Belege zugänglich bleiben.
3. Einrichtung testen: Buchung, Änderung, Stornierung, Zahlung und Rechnung vollständig durchspielen. Auch die Übertragung zu den Portalen prüfen.
4. Team schulen und live gehen: Verantwortliche benennen und einen klaren Zeitpunkt für die Umstellung festlegen. Eingehende Buchungen und Zahlungsstände danach eng kontrollieren.

Lege ausdrücklich fest, welches System während der Umstellung Verfügbarkeiten steuert. Zwei parallel gepflegte Belegungspläne können widersprüchliche Daten erzeugen.

Wie unterstützt RoomRaccoon die Hotelverwaltung?

RoomRaccoon verbindet ein Property-Management-System mit Channel Manager und Booking Engine in einer Plattform. Das PMS unterstützt unter anderem Reservierungsverwaltung, Gruppenbuchungen, Rechnungen und automatisierte Gästekommunikation. Eine integrierte Zahlungsabwicklung ergänzt den Ablauf.

Welche Funktionen und Erweiterungen für dein Hotel verfügbar und sinnvoll sind, hängt vom gewählten Paket und der Einrichtung ab. Ein Praxisbeispiel aus Garmisch-Partenkirchen ist die Kundengeschichte von ALPI Apartments. Weitere Einblicke geben die Kundenerfahrungen mit RoomRaccoon.

Häufige Fragen zu Property-Management-Systemen

Ist ein PMS dasselbe wie ein Hotelmanagementsystem?

Die Begriffe werden häufig ähnlich verwendet. Hotelmanagementsystem oder HMS kann jedoch eine breitere Plattform mit weiteren Modulen bezeichnen. Entscheidend ist die enthaltene Funktionalität: Prüfe, ob beispielsweise Vertrieb, Zahlungsabwicklung und Housekeeping integriert, zusätzlich buchbar oder nur über externe Schnittstellen verfügbar sind.

Ab wie vielen Zimmern lohnt sich ein Hotel-PMS?

Es gibt keine allgemeingültige Zimmergrenze. Bereits ein kleiner Betrieb kann profitieren, wenn viele Buchungen über unterschiedliche Kanäle eingehen oder wenige Mitarbeitende zahlreiche Aufgaben übernehmen. Vergleiche den wiederkehrenden Verwaltungsaufwand mit den laufenden Kosten und dem Aufwand der Einführung.

Verhindert ein PMS automatisch alle Doppelbuchungen?

Nein. Ein korrekt eingerichtetes Zusammenspiel mit dem Channel Manager verringert das Risiko. Verzögerungen, falsche Zuordnungen von Zimmerkategorien oder manuelle Eingabefehler bleiben möglich. Frage deshalb, wie Übertragungsprobleme erkannt werden und wer entsprechende Meldungen bearbeitet.

Ersetzt ein PMS die Buchhaltungssoftware?

Rechnungsstellung und Zahlungsübersicht ersetzen nicht automatisch die vollständige Finanzbuchhaltung. Prüfe, welche Aufgaben das PMS übernimmt und welche Daten an die Buchhaltung übergeben werden. Lass dir einen Beispielexport zeigen, den deine Steuerberatung auf seine Verwendbarkeit prüfen kann.

Kann ein PMS mehrere Unterkünfte verwalten?

Das ist mit geeigneten Multi-Property-Funktionen möglich. Prüfe gemeinsame und getrennte Zugriffsrechte, Berichte, Gastprofile und Abrechnungen. Eine Buchungsseite, auf der Gäste mehrere Unterkünfte auswählen können, bedeutet noch nicht, dass alle betrieblichen Prozesse standortübergreifend verwaltet werden.