Welche Hotel-Check-in-Software passt zu Ihrem Hotel?

Ein Gast reist spät an, eine Firmenbuchung ist bereits bezahlt und mehrere Zimmer werden gleichzeitig bezugsfertig: Im Hotelalltag muss Check-in-Software mehr leisten als ein digitales Formular. Entscheidend ist, welche Arbeit sie Ihrem Team tatsächlich abnimmt und wie zuverlässig Informationen zwischen den beteiligten Systemen fließen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Lösungen für digitalen, mobilen und kontaktlosen Hotel-Check-in zu vergleichen. Eine ausführliche Erklärung des Gästeprozesses finden Sie in unserem Ratgeber zum Online-Check-in im Hotel.

Welche Check-in-Software passt zu Ihrem Hotel?

Unterscheiden Sie zuerst zwischen der Software, die den Ablauf steuert, und dem Gerät, das Ihre Gäste bedienen. Ein Check-in-Kiosk ist ein Zugangspunkt vor Ort. Dahinter arbeitet ebenfalls Software, die mit Reservierungen, Zahlungen und gegebenenfalls dem Schließsystem verbunden sein muss.

Auf kleinen Bildschirmen können Sie die Tabelle seitlich verschieben.

Für ein kleines Hotel mit persönlichem Empfang kann ein integrierter Pre-Check-in ausreichen: Gäste ergänzen ihre Daten vorab, Ihr Team begrüßt sie und übergibt den Schlüssel. Bei häufigen Spätanreisen gewinnt die Anbindung an den Zimmerzugang an Bedeutung. Ein großer Funktionsumfang ist nur dann hilfreich, wenn Sie ihn im Betrieb nutzen.

Ein Property-Management-System für Hotels verwaltet mehr als die Ankunft. Eine separate Check-in-Lösung kann es gezielt ergänzen. Vergleichen Sie deshalb zuerst Ihre vorhandenen Funktionen, bevor Sie ein weiteres Abonnement abschließen.

Welche Funktionen sollte Hotel-Check-in-Software bieten?

1. Reservierung und Gastprofil schnell finden

Ihre Rezeption sollte auf einen Blick sehen, wer anreist, welches Zimmer zugeordnet ist und welche Aufgaben noch offen sind. Gästedaten gehören zur richtigen Reservierung, auch wenn ein Unternehmen für mehrere Mitarbeitende gebucht hat. Prüfen Sie, ob Änderungen in der Check-in-Lösung im PMS ankommen und umgekehrt.

Im Vergleich testen: Ändern Sie nach einer abgeschlossenen Online-Registrierung den Namen eines mitreisenden Gastes oder das zugeteilte Zimmer. Ihr Team sollte erkennen können, wo diese Änderung wirksam wird.

2. Mobile Registrierung mit passenden Pflichtfeldern

Ein kurzer, mehrsprachiger Ablauf erleichtert den mobilen Check-in. Fragen Sie, ob Gäste einen Link im Browser öffnen können oder eine App installieren müssen. Bereits bekannte Angaben sollten nicht unnötig erneut abgefragt werden. Pflichtfelder müssen sich am tatsächlichen Zweck orientieren.

Ein digitaler Ausweisscanner wie RaccoonID kann Dokumentdaten in die Gästeregistrierung übernehmen. Er ersetzt jedoch nicht automatisch eine erforderliche Identitätsprüfung. Lassen Sie sich zeigen, wie falsch erkannte Angaben korrigiert werden und welche Daten gespeichert bleiben.

3. Klare Nachrichten und Check-in-Zeiten

Automatisierte Nachrichten sollten Gästen rechtzeitig erklären, wann das Zimmer bereitsteht und welche Schritte noch fehlen. Prüfen Sie den Versand bei kurzfristigen Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen. Eine Einladung fünf Tage vor Anreise hilft wenig, wenn ein Gast erst am Ankunftstag bucht.

Eine abgeschlossene Online-Registrierung sollte klar von der tatsächlichen Ankunft unterschieden werden. Auch ein online registrierter Gast kann sich verspäten oder gar nicht anreisen.

4. Zahlungen korrekt zuordnen

Bei integrierter Zahlungsabwicklung können offene Beträge und eingegangene Zahlungen zur Reservierung zusammengeführt werden. Vergleichen Sie, welche Zahlungsarten und Abläufe unterstützt werden, etwa Anzahlungen, Restzahlungen und eine vereinbarte Kartenautorisierung.

Besonders wichtig sind bereits bezahlte Portalbuchungen und Firmenrechnungen: Der Gast sollte keine unpassende erneute Zahlungsaufforderung erhalten. Lassen Sie außerdem eine abgelehnte Zahlung durchspielen und prüfen Sie, wie die Rezeption davon erfährt.

5. Zusatzleistungen vor der Anreise anbieten

Frühstück, Parkplatz oder eine verfügbare Zimmerkategorie mit mehr Komfort können passende Ergänzungen sein. Mit automatisiertem Upselling lassen sich solche Angebote in den Online-Check-in integrieren. Die Auswahl sollte freiwillig bleiben und den Anmeldevorgang nicht unnötig verlängern.

Prüfen Sie nicht nur die Darstellung für Gäste: Eine gebuchte Leistung muss auch im richtigen Arbeitsablauf ankommen. Das Frühstücksteam braucht die zusätzliche Bestellung, und ein verkauftes Upgrade muss zur Zimmerplanung passen.

6. Zimmerzugang und Ausnahmen beherrschen

Für einen vollständigen Self-Check-in muss geklärt sein, wie Gäste ins Gebäude und ins richtige Zimmer gelangen. Je nach Ausstattung kommen ein digitaler Schlüssel, ein zeitlich begrenzter Code oder eine Schlüsselkarte aus einem Automaten infrage. Nicht jede Check-in-Software unterstützt jedes Schließsystem.

Prüfen Sie die verfügbaren Hotelsoftware-Integrationen anhand Ihrer konkreten Hardware. Testen Sie auch Zimmerwechsel, eine noch nicht freigegebene Unterkunft und einen ungültigen Zugangscode. Ein erreichbarer Ansprechpartner bleibt bei Störungen wichtig.

Was muss die Software in Deutschland berücksichtigen?

Eine Softwareauswahl für deutsche Hotels sollte Melderecht und Datenschutz getrennt prüfen. Ein online ausgefülltes Formular erfüllt nicht automatisch sämtliche gesetzlichen Anforderungen.

Lassen Sie sich bei einem digitalen Meldeschein das konkret eingesetzte Verfahren erklären. Ein Ausweisfoto oder eine einfache Unterschrift auf einem Bildschirm belegt für sich allein noch nicht, dass die Voraussetzungen für ein elektronisches Verfahren erfüllt sind. Angaben, Dokumentenabgleich und Aufbewahrung regelt ergänzend § 30 BMG. Örtliche Vorgaben, etwa für Kurbeiträge, sind zusätzlich zu berücksichtigen.

Für den Datenschutz sollten Sie insbesondere benötigte Datenfelder, Zugriffsrechte, Löschfristen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung prüfen. Erfassen Sie nur erforderliche Angaben und vermeiden Sie unnötige Dokumentkopien. Die Datenschutz-Grundverordnung bildet dafür den rechtlichen Rahmen.

Was kostet Hotel-Check-in-Software?

Der Gesamtpreis hängt davon ab, ob Sie eine Funktion Ihres PMS nutzen, eine Speziallösung ergänzen oder einen Check-in-Automaten samt Hardware einführen. Ein einzelner Einstiegspreis ist deshalb nur begrenzt aussagekräftig. Fordern Sie Angebote für dieselbe Zimmerzahl und denselben gewünschten Ablauf an.

• Laufende Softwarekosten: Grundgebühr, Abrechnung pro Zimmer oder Nutzung sowie enthaltene Funktionen.
• Einrichtung: Konfiguration, Datenübernahme, Schulung und Tests.
• Kopplungen und Erweiterungen: PMS-Schnittstelle, Schließsystem, Ausweisscanner oder Upselling-Modul.
• Zahlungsabwicklung: Transaktionskosten, Terminalkosten und vereinbarte Zahlungsdienste.
• Hardware und Betrieb: Kauf oder Miete eines Kiosks, Installation, Wartung und Ersatzgeräte.
• Vertrag und Support: Laufzeit, Kündigung, Erreichbarkeit und Kosten für zusätzliche Unterstützung.

Bei RoomRaccoon führt die aktuelle Paket- und Preisübersicht Online-Check-in und Online-Check-out in Essential, Premium und Pro auf. Welche zusätzlichen Tools und Integrationen enthalten sind, hängt vom Paket ab. Vergleichen Sie deshalb das vollständige Angebot für Ihr Haus einschließlich möglicher Zusatzkosten.

So vergleichen Sie Anbieter in einer Demo

Erstellen Sie eine kurze Liste Ihrer unverzichtbaren Anforderungen und lassen Sie jeden Anbieter dieselben Situationen vorführen. So wird sichtbar, welche Schritte automatisiert sind und wo Ihr Team eingreifen muss.

1. Direktbuchung mit Restzahlung: Der Gast ergänzt seine Angaben, bezahlt und bucht Frühstück hinzu. Wo sieht Ihr Team den aktuellen Stand?
2. Bereits bezahlte OTA-Buchung: Wie gelangt die Einladung zum Gast, und wie wird eine doppelte Zahlungsaufforderung vermieden?
3. Firmen- oder Mehrzimmerbuchung: Können Bucher, übernachtende Personen und Rechnungsempfänger korrekt unterschieden werden?
4. Spätanreise: Was passiert, wenn die Registrierung unvollständig, die Zahlung abgelehnt oder das Zimmer noch nicht freigegeben ist?
5. Änderung und Störung: Wie werden Zimmerwechsel oder Stornierungen verarbeitet? Wer hilft, wenn Internet, Schnittstelle oder Zugangssystem ausfallen?

Bitten Sie anschließend um ein schriftliches Angebot mit den benötigten Modulen, Schnittstellen und Supportleistungen. Bewertungen anderer Hotels sind eine Ergänzung; am aussagekräftigsten sind Erfahrungen von Betrieben mit ähnlicher Größe, Ausstattung und Betriebsweise.

Wie führen Sie die neue Lösung ein?

Legen Sie vor dem Start fest, welche Schritte digital erfolgen und welche bei Ihrem Team bleiben. Konfigurieren Sie Datenfelder, Nachrichten, Zahlungsregeln und Zugangszeiten. Schulen Sie die Rezeption auch für Ausnahmen und bieten Sie Gästen eine verständliche Alternative zum digitalen Ablauf.

Beginnen Sie mit Testreservierungen und anschließend einer überschaubaren Pilotphase. Messen Sie den Anteil abgeschlossener Online-Registrierungen, die verbleibende Bearbeitungszeit und die Zahl der Rückfragen. Erst wenn diese Abläufe funktionieren, sollten Sie zusätzliche Automatisierungen aktivieren oder Rezeptionszeiten verändern.

Wann ist RoomRaccoon die passende Wahl?

RoomRaccoon kommt infrage, wenn Sie den Check-in mit Ihrer gesamten Hotelverwaltung verbinden möchten. Das System vereint PMS, Buchungsmaschine, Channel Manager und Zahlungsfunktionen. Im PMS lassen sich Reservierungen, Gästeprofile, Zahlungsstatus und automatisierte Nachrichten zusammenführen.

RaccoonID ergänzt die Datenerfassung per Ausweisscan; RaccoonUpsell ermöglicht Zusatzangebote beim Online-Check-in. Für einen automatisierten Zimmerzugang sind passende Integrationen und die erforderliche Hardware zu prüfen. Gerade bei kleinen, unabhängigen Hotels lohnt sich der Vergleich zwischen dieser gemeinsamen Arbeitsumgebung und mehreren getrennten Anwendungen.

Häufige Fragen zur Hotel-Check-in-Software

Kann ich Check-in-Software nutzen, ohne mein PMS zu wechseln?

Ja, wenn eine geeignete Schnittstelle verfügbar ist. Prüfen Sie, ob Ihre konkrete PMS-Version unterstützt wird und welche Daten in beide Richtungen übertragen werden. Eine allgemeine Angabe wie „PMS-kompatibel“ reicht für diese Entscheidung nicht aus.

Brauchen Gäste eine App für den mobilen Check-in?

Nicht bei jeder Lösung. Browserbasierte Angebote lassen sich über einen Link öffnen. Prüfen Sie den gesamten Ablauf: Für einen digitalen Zimmerschlüssel können andere technische Voraussetzungen gelten als für das Ausfüllen der Gästedaten.

Ist Online-Check-in auch mit klassischen Schlüsseln sinnvoll?

Ja. Gäste können ihre Angaben vorab ergänzen und gegebenenfalls offene Beträge bezahlen. Ihr Team übergibt den Schlüssel bei der Ankunft. Für eine Anreise außerhalb der Rezeptionszeiten benötigen Sie zusätzlich eine organisierte Schlüsselübergabe.

Ersetzt Self-Check-in die Rezeption vollständig?

Er kann wiederkehrende Empfangsaufgaben reduzieren. Fragen, Sonderwünsche und Störungen benötigen weiterhin Betreuung. Ob und wann Ihre Rezeption unbesetzt bleiben kann, hängt von Ihrem Betrieb, den rechtlichen Anforderungen und dem getesteten Gesamtprozess ab.

Kann ich Hotel-Check-in-Software kostenlos testen?

Das hängt vom Anbieter und dem angebotenen Zugang ab. Eine kostenlose Demo und ein Testkonto sind unterschiedliche Angebote. Bei RoomRaccoon können Sie eine kostenlose Demo buchen und dort Ihre konkreten Anreiseprozesse sowie mögliche weitere Testmöglichkeiten besprechen.