Warum Hotelanzahlungen wichtig sind (und was wir gebaut haben, um sie VIEL einfacher zu machen)

Wir haben kürzlich eine neue Funktion eingeführt, die wir Geplante Vorauszahlungsanfragen. (2 April 2025)

Wenn Sie ein Hotelier sind – oder ehrlich gesagt, nur jemand, der ein Beherbergungsunternehmen betreibt -, dann haben Sie bereits wissen Sie, wie lästig es ist, Vorauszahlungen (Anzahlungen) manuell zu verfolgen.

Das ist zeitaufwendig, inkonsistent und kann Ihren Cashflow empfindlich beeinträchtigen.

Lassen Sie uns einen Moment zurückgehen.

Was ist eine Hotelkaution?

A Kaution (auch bezeichnet als Vorauszahlung) ist jede Zahlung, die vor dem Anreisedatum des Gastes. Egal, ob es sich um eine vollständige Vorauszahlung oder nur um einen Prozentsatz des Gesamtaufenthalts handelt, sie gilt als Anzahlung, wenn sie vor der Ankunft eingeht.

Warum sind Hotelkautionen so wichtig?

Die Erhebung von Kautionen ist ein kluger Weg, um die Einnahmen im Voraus zu sichern und die Zahl der nicht erschienenen Gäste zu reduzieren.

Und das ist RIESIG. Denn seien wir mal ehrlich: Gäste sagen ab. Pläne ändern sich. Und wenn Sie nichts im Voraus bekommen haben? Bumm. Sie haben gerade Einnahmen verloren, und Sie müssen den Raum in letzter Minute füllen.

Es ist furchtbar, und wir haben gesehen, wie Hoteliers deswegen schneller grau wurden.

Der RoomRaccoon Weg: Klügere Einzahlungen, bessere Konversionen

Mit RoomRaccoon können Sie mehrere Tarifpläne mit unterschiedlichen Vorauszahlungsanforderungen erstellen. Das bedeutet mehr Flexibilität für Sie und bessere Buchungsmöglichkeiten für Ihre Gäste.

For example:

• Nicht erstattungsfähiges Angebot: Erstellen Sie einen 2-Personen-Tarif, der bei der Buchung zu 100% im Voraus bezahlt wird. Sie machen diesen Tarif etwas billiger, d.h. der Gast erhält einen leichten Rabatt, und Sie erhalten garantierte Einnahmen im Voraus. Wenn der Gast storniert, sind Ihre Einnahmen immer noch garantiert, da der Tarif nicht erstattungsfähig ist.
  
• Flexibler Plan: Bieten Sie einen Tarif an, bei dem die Gäste nur 30% im Voraus als Anzahlung zahlen und bis zu 2 Wochen vor der Ankunft gegen volle Rückerstattung stornieren können. Es ist ein geringes Risiko, zu buchen, aber Sie erhalten trotzdem frühzeitig Bargeld in die Hand.
  

Die Verwendung von Kautionen und flexiblen Tarifen ist Teil einer intelligenten Strategie zur Umsatzverwaltung, wie Jetzt kaufen, später bezahlen für Hotelaufenthalte. Kleinere Vorauszahlungen fühlen sich psychologisch einfacher an, was bedeutet, dass die Gäste eher auf „Jetzt buchen“ klicken, wenn die Eintrittsbarriere niedrig ist.

Das bedeutet, dass Sie Ihre flexiblen Tarife etwas teurer gestalten können, da Sie wissen, dass die Gäste den Restbetrag in Portionen und nicht in einer großen Pauschalsumme zahlen werden.

Aber hier ist das Problem, das uns aufgefallen ist…

Hoteliers schufen flexible Ratenpläne mit ohne Vorauszahlung um die Konversionsrate zu erhöhen, und verschickten anschließend manuell Zahlungsaufforderungen, um Anzahlungen zu kassieren.

Es ist eine gängige Strategie, einen Kurs aussehen zu lassen. attraktiver erscheinen zu lassen, indem man die Verpflichtung hinauszögert und weniger Reibungsverluste bei der Reservierung hat.

Das bedeutete, dass die Hoteliers immer noch mit der manuellen Zahlungsabwicklung beschäftigt waren: Gäste per E-Mail zur Zahlung auffordern, Banküberweisungen verwalten und sich mit VCCs befassen.

Cashflow-Albtraum gefällig?

Also haben wir es repariert.

Wir stellen vor: Planmäßige Vorauszahlungsanfragen.

Mit dieser neuen Funktion können Sie:

• Legen Sie eine Rate fest mit ohne Vorauszahlung zum Zeitpunkt der Buchung
• Automatisch eine Zahlungsaufforderung auslösen X Tage vor Ankunft
• Fordern Sie die Zahlung über einen sicheren, 3D-gesicherten Kreditkarten-Link

Bumm – Siebieten einen Preis, der sich sich anfühlt flexibel und risikoarm anfühlt (was die Konversionsrate erhöht), aber dennoch garantiert, dass Sie bezahlt werden bevor Gäste ankommen.

Bester Tipp: Aktivieren Sie die geplante Vorauszahlungsanforderung in Ihren Tarifplänen um den Gästen per E-Mail einen sicheren Link zu senden, damit sie ihre Anzahlung vor der Ankunft leisten können. Die Aufforderung zur Vorauszahlung wird weiterhin täglich versandt, bis der Gast die Zahlung leistet.

Wenn der Gast 2 Tage vor der Buchung immer noch nicht gezahlt hat, können Sie die hinterlegte Kreditkarte automatisch belasten lassen. Stellen Sie sicher, dass dies in Ihren Buchungsbedingungen und in der Zahlungsaufforderung deutlich angegeben ist, um Rückbuchungen zu vermeiden.

Vorgeschlagene Formulierung:

Schnell mitgenommen

• Kautionen sind für den Cashflow Ihres Hotels unerlässlich.
• Mit RoomRaccoon können Sie die Einstellungen für die Vorauszahlung in einzelnen Tarifen anpassen und individuell gestalten.
• Unsere neue Funktion automatisiert die langweiligen Dinge, wie z.B. die Nachverfolgung von Einzahlungen, nachdem der Gast eine Buchung vorgenommen hat.
• Sie können trotzdem die Kreditkartendaten des Gastes als Garantie verlangen, um das Nichterscheinen zu verhindern.
• Sie können die Kreditkarte eines Gastes bei Nichterscheinen automatisch belasten, aber nehmen Sie diese Bedingungen immer in Ihre Buchungsbedingungen auf, um Rückbuchungen zu vermeiden.
• Gäste können eine flexible, reibungslose Buchung vornehmen.

Es ist eine Win-Win-Situation. Richten Sie es einmal ein, lassen Sie es laufen und genießen Sie einen reibungsloseren, intelligenteren Cashflow.