Digitale Gästeregistrierung im Hotel: Ablauf, Meldeschein und Datenschutz

Für Ihr Hotel liegt der Nutzen in weniger Übertragungsarbeit und besser vorbereiteten Anreisen. Entscheidend ist, welche Angaben Sie tatsächlich brauchen, wie sie ins Hotelverwaltungssystem gelangen und welche Schritte bei der Ankunft noch offen sind.

Wie funktioniert die digitale Gästeregistrierung im Hotel?

Bei einer angebundenen Lösung ergänzt der Gast seine Angaben direkt zur bestehenden Buchung. Ihr Team muss sie anschließend nicht aus einem separaten Formular übertragen. Ein sinnvoll eingerichteter Ablauf besteht aus fünf Schritten:

1. Einladung versenden: Der Gast erhält vor der Anreise einen Registrierungslink mit einer kurzen Erklärung. Für kurzfristige Buchungen braucht es einen passenden Versandzeitpunkt.
2. Angaben prüfen und ergänzen: Bereits bekannte Informationen werden angezeigt, fehlende Daten abgefragt. Pflichtfelder richten sich nach dem jeweiligen Zweck.
3. Der Reservierung zuordnen: Die Daten gelangen zum richtigen Aufenthalt und zum tatsächlich anreisenden Gast. Bucher, Rechnungsempfänger und übernachtende Person können unterschiedlich sein.
4. Ankunft vorbereiten: Die Rezeption kontrolliert fehlende Angaben und offene Aufgaben. Erforderliche Identitätsprüfungen oder melderechtliche Bestätigungen werden im vorgesehenen Verfahren erledigt.
5. Änderungen nachführen: Verlängerungen, Gastwechsel und abweichende Abreisedaten werden in den betroffenen Systemen korrigiert.

Für Gäste ohne Smartphone oder ohne abgeschlossene Vorabregistrierung sollte eine betreute Erfassung am Empfang möglich bleiben, etwa auf einem Tablet. Die Registrierung allein regelt noch keine Schlüsselübergabe. Den gesamten Anreiseprozess erläutert unser Ratgeber zum Online-Check-in im Hotel.

Für welche Hotelgäste gilt die Meldepflicht in Deutschland?

Seit dem 1. Januar 2025 entfällt der besondere Hotelmeldeschein nach dem Bundesmeldegesetz für deutsche Staatsangehörige. Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit besteht die besondere Meldepflicht grundsätzlich weiter. Maßgeblich ist die Staatsangehörigkeit, nicht allein der Wohnort.

Auf kleinen Bildschirmen können Sie die Tabelle seitlich verschieben.

Die bundesrechtliche Grundlage finden Sie in § 29 BMG. Die Abschaffung für deutsche Gäste erläutert auch der DEHOGA Nordrhein. Für längere Aufenthalte und bestimmte Einrichtungen gelten zusätzliche beziehungsweise abweichende Regelungen.

Welche Angaben gehören auf den Hotelmeldeschein?

§ 30 Absatz 2 BMG nennt für den besonderen Meldeschein folgende Angaben:

• Ankunftsdatum und voraussichtliches Abreisedatum;
• Familienname und Vorname;
• Geburtsdatum und Staatsangehörigkeiten;
• Anschrift;
• Anzahl ausländischer Mitreisender und deren Staatsangehörigkeit nach den gesetzlichen Vorgaben;
• Seriennummer des gültigen Passes oder Passersatzpapiers.

Für mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder gelten vereinfachte Angaben. Bei Reisegruppen mit mehr als zehn Personen trifft die Unterschriftspflicht grundsätzlich den Reiseleiter; die ausländischen Mitreisenden werden nach Zahl und Staatsangehörigkeit erfasst.

Reicht ein Online-Formular als digitaler Meldeschein?

Nein. Die digitale Dateneingabe allein erfüllt noch nicht das elektronische Meldeverfahren nach § 29 Absatz 5 BMG. Dieses setzt die Zustimmung des Gastes und eine Bestätigung am Ankunftstag voraus. Vorgesehen sind bestimmte Verfahren über eine kartengebundene Zahlung mit starker Kundenauthentifizierung und gespeicherter Zuordnungsnummer, gesetzlich geregelte elektronische Identitätsnachweise oder ein vom BSI zugelassenes alternatives Verfahren.

Eine gezeichnete Unterschrift auf dem Tablet oder ein Ausweisfoto genügt dafür nicht automatisch. Lassen Sie sich vom Anbieter das konkret eingesetzte Verfahren und dessen Voraussetzungen erklären. Ohne passendes elektronisches Verfahren bleibt für meldepflichtige Gäste der handschriftlich unterschriebene Meldeschein erforderlich.

Auch eine erfolgreiche Onlinezahlung bestätigt für sich allein nicht, dass das Meldeverfahren vollständig erfüllt ist. Zahlungsabwicklung und Melderecht sollten deshalb bei der Einrichtung getrennt geprüft werden.

Wie speichern und schützen Hotels die Gästedaten?

Für besondere Meldescheine gilt: ab dem Abreisetag ein Jahr aufbewahren und innerhalb der folgenden drei Monate vernichten beziehungsweise löschen. Diese Frist gilt auch für die elektronisch erhobenen Meldedaten. Sie ist keine pauschale Aufbewahrungsfrist für sämtliche Informationen im Gastprofil oder für Rechnungsunterlagen.

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung und angemessenen Schutz. Für die Einrichtung Ihres Registrierungsprozesses bedeutet das:

• Daten trennen: Meldedaten, Rechnungsangaben und freiwillige Servicewünsche haben unterschiedliche Zwecke. Eine spätere Marketingnutzung ist gesondert zu beurteilen.
• Gäste informieren: Erklären Sie bei der Erhebung, wofür die Angaben verwendet werden, wer sie erhält und wie lange sie gespeichert bleiben.
• Zugriffe begrenzen: Mitarbeitende erhalten nur die für ihre Aufgaben benötigten Berechtigungen. Ein Rezeptions-Tablet darf nach Abschluss keine Daten des vorherigen Gastes zeigen.
• Dienstleister und Löschung einbeziehen: Prüfen Sie erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung sowie Löschregeln im PMS, in angebundenen Systemen und in Exporten.

Wiederkehrende Gäste profitieren von vorhandenen Angaben. Das rechtfertigt jedoch keine unbegrenzte Speicherung aller früher erhobenen Daten. Legen Sie für jeden Zweck eine passende Aufbewahrungs- und Löschregel fest.

Wie unterstützt RoomRaccoon die digitale Gästeregistrierung?

Das RoomRaccoon-PMS verbindet Reservierungsverwaltung mit Gästedaten und automatisierter Kommunikation. Registrierungsanfragen können in die Kommunikation vor der Anreise eingebunden werden. Dadurch lassen sich Angaben vor dem Empfang ergänzen und dem Aufenthalt zuordnen.

Für das regionale Meldewesen bietet RoomRaccoon Anbindungen an AVS und Feratel. Sie unterstützen die Übertragung von Gästedaten an angebundene Meldesysteme. Welche Verbindung Ihre Gemeinde verwendet, welche Daten übertragen werden und welche Freischaltung nötig ist, sollten Sie vorab abstimmen. Eine verfügbare Schnittstelle bedeutet nicht, dass jede örtliche Verpflichtung automatisch erledigt wird.

Mit der integrierten Zahlungsabwicklung RaccoonPay können zusätzlich Zahlungslinks und Zahlungen zur Reservierung verarbeitet werden. Ob und wie ein Zahlungsprozess Teil eines zulässigen elektronischen Meldeverfahrens ist, muss für die konkrete Einrichtung bestätigt werden.

Was sollten Sie vor der Einführung testen?

Nutzen Sie für einen Probelauf typische Situationen aus Ihrem Hotel:

• Unterschiedliche Gäste: Werden für deutsche und ausländische Gäste die richtigen Angaben abgefragt?
• Firmenbuchung: Bleiben Bucher, Rechnungsempfänger und anreisender Gast korrekt zugeordnet?
• Verlängerung oder Korrektur: Kommen Änderungen im PMS und im angebundenen Meldesystem an?
• Fehlgeschlagene Übertragung: Erkennt Ihr Team die Störung und weiß es, welche Aufgabe nachzuholen ist?

Klären Sie außerdem Kosten für Einrichtung, Schnittstellen, Zusatzfunktionen und Schulung. Wenn Sie verschiedene Lösungen vergleichen möchten, hilft unser Leitfaden zur Auswahl von Hotel-Check-in-Software.

Häufige Fragen zur digitalen Gästeregistrierung

Müssen Gäste für die Registrierung eine App installieren?

Das hängt von der Lösung ab. Ein Registrierungslink kann direkt im Browser geöffnet werden, wenn das eingesetzte System diesen Zugang unterstützt. Prüfen Sie den vollständigen Ablauf auf einem Smartphone, einschließlich verständlicher Fehlermeldungen und erforderlicher Bestätigungen.

Kann eine Firmenbuchung die Registrierung des Gastes ersetzen?

Nicht automatisch. Die Daten des Unternehmens oder der buchenden Person sind nicht zwingend die Daten der tatsächlich übernachtenden Person. Ordnen Sie jedem Aufenthalt die richtigen Gäste zu und erfassen Sie die für diese Personen erforderlichen Angaben.

Werden Meldedaten automatisch an die Polizei geschickt?

Das BMG sieht eine Bereitstellung für berechtigte Behörden auf Verlangen vor, keine pauschale automatische Übermittlung jedes Hotelaufenthalts an die Polizei. Davon zu unterscheiden sind örtliche Melde- und Abgabenverfahren über angebundene Systeme.

Woran erkenne ich, ob die digitale Registrierung mein Team entlastet?

Vergleichen Sie vor und nach der Einführung, wie oft Angaben nachgefordert oder doppelt eingegeben werden und wie viele Übertragungen nachbearbeitet werden müssen. Erfassen Sie zusätzlich den Anteil vorab abgeschlossener Registrierungen. So beurteilen Sie den tatsächlichen Nutzen für Ihren Betrieb.