Online-Check-in für Hotels: längst ein Muss. Und mit der richtigen Software auch ein mehrfaches Plus!

Mai 2, 2022 Nicky. M
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Damit werden die Öffnungszeiten der Rezeption zur Nebensache. Wie vorteilhaft dies ist, lässt sich schon allein daran erkennen, wie häufig Gäste mit Blick auf den Check-in Uhrzeitbeschränkungen erfragen. Zudem erspart man sich das Schlangestehen an der Rezeption und kann obendrein physisch Abstand wahren, wenn einem daran liegt. Online-Check-in-Software für Hotels macht dies ganz einfach. Laut einer Untersuchung aus dem Jahr 2020 möchten 80% aller Reisenden am liebsten in ihrer Unterkunft einchecken, bevor sie vor Ort eintreffen.

Geht es nach den Kundenwünschen, kommt Ihr Haus also eigentlich nicht mehr darum herum, Gäste online einchecken zu lassen. Wir können Ihnen aus dem Stegreif sechs Vorteile nennen, die sich Ihnen eröffnen, wenn Sie Online-Check-ins in Ihre Standardprozesse integrieren. Klingt reizvoll? Dann wollen wir mal:

Wie funktioniert Hotel-Online-Check-in-Software?


Wie der Begriff erahnen lässt, können Gäste den Hotel-Online-Check-in über ihre Smartphones, Tablets, Laptops oder auch über Computer im Büro schon vor der Anreise erledigen.

Technisch ist dies simpel, wenn Sie ein Property-Management-System (PMS) nutzen, das solch eine Option umfasst. Dabei funktioniert das mobile Einchecken so:

Das PMS sendet dem Gast vor der Anreise automatisch eine E-Mail mit einem Link. Dieser führt auf eine Registrierungsseite, auf der der Gast seine persönlichen Daten eingeben kann, etwa Ausweisnummer, Adresse und eine digitale Signatur. Also all die Angaben, die üblicherweise an Rezeptionen abgefragt und ins System eingegeben werden, was durchaus zehn Minuten kosten kann.

Darüber hinaus können Sie Ihren Gästen mit den Mails für den mobilen Check-in digitale Hotelschlüssel zukommen lassen, seien es Türcodes oder Barcodes. Damit können sie anreisen, wann sie möchten, und den Hotel-Check-in ohne Rezeption erledigen.

Die sechs guten Gründe für Online-Check-in-Technologie

1. Upselling im günstigsten Moment überhaupt

Wer wird schon gern mit Angeboten überhäuft, wenn er gerade am Ziel seiner Reise eintrifft? och dazu an einer Rezeption, an der in der Regel nicht die größten Vertriebstalente am Werk sind? Sie ahnen es: Der Online-Check-in ist der ideale Moment für Zusatzverkäufe. Dies gilt vor allem mit Blick auf Millennials, die in der Regel online Preise und Produktalternativen recherchieren und vergleichen, bevor sie zugreifen, wie das Softwareunternehmen Salesforce wissen lässt.

Wie das Upselling mit dem Online-Check-in gelingt? Wie von selbst, wenn Sie das richtige PMS nutzen. Sie können eine Upselling-Liste in die Online-Check-in-Seite integrieren, über die Ihre Gäste beim Einchecken auswählen und buchen können, was sie besonders anspricht. Denken Sie hier zum Beispiel an Extras auf dem Zimmer, Unternehmungen vor Ort oder in der Region und eben auch Zimmerupgrades. Auf diese Weise können Sie Ihren Umsatz steigern, ohne selbst einen Finger zu rühren.

2. Arbeitsaufkommen sinnvoller verteilt

Wie in diversen anderen Wirtschaftszweigen auch, haben zahllose Unternehmen im Gastgewerbe mit Personalmangel zu kämpfen. Zugleich wird der Servicebedarf aber durchaus anspruchsvoller. Für viele Unterkünfte gab diese Konstellation in der Pandemiezeit den Anlass, auf neue Hoteltechnologie zu setzen. Die Digitalisierung ebnet hier den Weg für die Automatisierung der Kundenkommunikation und für Selbstbedienungsangebote auf den Zimmern. Dass Reisende mittlerweile auf das selbstständige Einchecken eingestellt sind, ist für Sie eine günstige Gelegenheit, sich stärker um die Bedürfnisse Ihrer Gäste zu kümmern.

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht mehr wie bisher Zeit für den Check-in aufbringen müssen, können sie stattdessen die Gäste persönlicher begrüßen, ihnen die Annehmlichkeiten des Hauses vorstellen und in Ruhe etwaige Fragen beantworten.

Mehr über Zusatzverkäufe erfahren? Hier weiterlesen: Neun bewährte Upselling-Optionen für Hotels

3. Ausweisscanner mit automatischer Dateneingabe

Formulare für den selbstständigen Check-in online ausfüllen ist schon sehr effizient. Doch es geht noch besser: Der RoomRaccoon-Ausweisscanner mit OCR-Technologie lässt Ihre Gäste Ausweisdokumente selbst einscannen und überträgt die Angaben automatisch in die entsprechenden Felder. Dies funktioniert mit Reisepässen, Personalausweisen, Führerscheinen und anderen gängigen Dokumenten.

Mit dieser Technik brauchen Sie Ihre Gäste nicht mehr nach dem Ausweis zu fragen. Das heißt für Ihre Gäste: absolut bequemer Check-in. Und für Sie: weniger Aufwand und somit geringere Kosten.

4. Selbstbedienung mitsamt Personalisierung

We didn’t think it could be more efficient than online check-in, but now guests can scan their identity documents with OCR technology that auto-populates their information into the correct fields. This includes passports, and other forms of ID. 

Hotel-Online-Check-ins können tatsächlich diese beiden Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sie sind eine vollständige Selbstbedienungsoption und lassen sich dennoch umfassend personalisieren, unter anderem mit passgenauen Upsell-Angeboten oder auch mit Begrüßungsnachrichten mit individueller Ansprache.

5. Besonderes Gästeerlebnis

Großartige Erlebnisse für die Gäste sind bekanntlich ein Schlüssel zum Erfolg. Wer hierbei herausragen will, setzt schon an, bevor die Gäste eintreffen. So eignet sich der Online-Check-in für Hotels auch als praktische Option, den Kunden stets einen

Schritt extra entgegenzukommen und in der schnelllebigen Branche besonders flexibel zu bleiben.

6. Distanziertheit auf die höfliche Art

Vor allem, wenn gerade eine Krankheitswelle durch das Land rollt, legen viele Reisende mittlerweile großen Wert auf gesundheitliche Sicherheit, insbesondere bei Auslandsreisen. Da trifft es sich perfekt, dass Online-Check-ins nicht nur eine bequeme Hotelankunft nach einer langen, anstrengenden Anreise versprechen, sondern auch völlig kontaktlos über die Bühne gehen. Ihre Gäste brauchen dabei nicht an die Rezeption zu kommen, um Dokumente vorzulegen oder Formulare zu unterschreiben. Damit lösen sich auch Warteschlangen von selbst auf.

Online-Check-in für Hotels – die Vorteile nochmal in Kürze

Der Online-Check-in ist eines der gefragtesten Angebote im Gastgewerbe. Er ist bequem. Er ist schnell. Er lässt Gäste zu jeder Uhrzeit einchecken. Und das Beste: Er eignet sich unglaublich gut, den Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) unaufdringlich zu steigern. Wenn Sie sich einen persönlichen Eindruck davon machen möchten, wie dies in der Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen dies jederzeit gern. Klicken Sie einfach auf den Button hier unten für eine kostenlose Demo mit unserem Team. Klicken Sie einfach auf den Button hier unten für eine kostenlose Demo mit unserem Team.


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Nicky. M

Nicky is RoomRaccoon's Senior Content Manager, combining a love for travel with a practical approach to improving hotel performance through tech and insightful tips. Join her journey where travel, hospitality, and technology meet.

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