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Wie Ihr Hotel Buchhaltungssoftware gleich mehrfach für sich nutzen kann

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Erfolg im Hotelbetrieb ist klasse. Perfekt ist es, wenn man ihn eindeutig an den Zahlen ablesen kann. Dafür müssen Sie stets den Überblick über Ihre Zahlen und Daten haben.

 

Hotelbuchhaltungssoftware ist somit eines der unverzichtbaren Hilfsmittel für Unterkünfte jeder Größe. Damit wird nicht zuletzt die Finanzplanung effizienter und genauer. Doch so hart es auch klingen mag: Jahr für Jahr verlieren unzählige Hotelbetriebe Geld, da sie viele Stunden für die manuelle Dateneingabe, ineffizientes Reporting und zeitraubende Tagesabschlüsse aufbringen, statt diese Zeit produktiver zu nutzen.

 

Dieser Leitfaden ist für Sie hilfreich, wenn Sie sich in Folgendem wiederfinden:

 

  • Sie arbeiten mit jahrzehntealter Technologie und merken, dass eine zeitgemäße Lösung angebracht wäre.
  • Sie bringen regelmäßig viele Stunden für die manuelle Rechnungstellung auf.
  • Sie finden, dass automatisierte Tagesabschlüsse verlockend klingen.
  • Ihre derzeitige technische Ausstattung greift nicht ideal mit Property-Management-Software wie der von RoomRaccoon ineinander.
  • Ihr Team oder Ihre Buchhaltungsstelle liegen Ihnen damit in den Ohren, dass Ihr System nicht nutzerfreundlich ist.
  • Sie wüschen sich Finanzberichte, die mehr über Ihr Unternehmen aussagen.

 

Dann also los!

 

Direkt zu den einzelnen Abschnitten:

 

 

Was ist Buchhaltungssoftware?

 

Im Hotelmanagement kommt zunehmend cloudbasierte Software zum Tragen: für Finanzverwaltung, Ausgabendokumentation sowie Rechnungsabgleich und bei der Erstellung von Berichten zur Unternehmensperformance.

 

Cloudbasierte Hotelmanagement-Software (HMS) wird für kundenseitige Prozesse genutzt (Frontend) – sie trägt Daten aus Steuerrechnungen, über Belegungsgrade und zum RevPAR zusammen, zum Umsatz je verfügbarem Zimmer. Zugleich nutzt man sie für diverse Aufgaben und Abläufe im Hintergrund (Backend) – unter anderem für Kapitalflussrechnungen und die Bilanzierung von Gewinn und Verlust (GuV).

 

Die beiden Programmkomponenten tauschen untereinander Daten per API-Technologie aus und versorgen Sie mit Echtzeitberichten und Analysen zu Ihrer Geschäftstätigkeit. Dank dieser Prozessautomatisierung sparen Hotelbuchhaltungen viele Stunden an manueller Arbeit ein. Stattdessen können sie sich dringlicheren Aufgaben widmen und zum Beispiel auch andere Leistungen des Hauses auf den Prüfstand stellen, sodass fundiertere unternehmerische Entscheidungen möglich werden.


Wie das konkret aussehen kann? Das RoomRaccoon-HMS greift nahtlos mit einer Reihe beliebter Buchhaltungssoftware-Lösungen ineinander: mit Xero, Twinfield, Quickbooks und anderen. Hotels können hierbei Hauptbuchkonten für Steuern, Extras, Zimmertarife etc. einrichten. Sämtliche wesentlichen Daten werden vom System täglich an die integrierte Buchhaltungssoftware übertragen.

  

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Besonderheiten der Buchhaltung von Hotels

 

 

Wegen der spezifischen betrieblichen Aspekte von Hotels funktioniert Buchhaltung hier teils deutlich anders als in Unternehmen anderer Branchen. Während die meisten Unternehmensformen mit relativ vorhersehbaren Ertragsströmen arbeiten können, laufen bei Hotels Einnahmen aus vielfältigen und im Umfang teils stark schwankenden Kanälen zusammen.

 

Mit welchen fünf Besonderheiten Buchhaltung Hotels von anderen Unternehmen abhebt:

 

  • Tagesabschlüsse
  • Schwankungen der Zimmerpreise
  • Lieferantenvereinbarungen
  • Vielfalt an Einnahmequellen
  • Bettensteuern für Touristen

 

1. Tagesabschlüsse

 

Da der Hotelbetrieb rund um die Uhr läuft, sind Tagesabschlüsse (sogenannte Night Audits) für reibungslose Übergänge von einem Tag zum nächsten besonders wichtig. Sie dokumentieren nicht zuletzt den tagesspezifischen Cashflow an der Rezeption.

Die Aufgaben des Night Auditors decken Administratives und Finanzielles ab, womit sich die akkurate Hotelbuchführung zum Ende eines jeden Geschäftstags sicherstellen lässt:

 

  • Aktualisierung der Gästerechnungen zu Extras auf dem Zimmer, gastronomischen Leistungen, Steuern und anderen Punkten, die noch nicht im Laufe des Tages verbucht wurden
  • Verarbeitung von Kreditkarten- und Barzahlungen
  • Vorbereitung von Buchhaltungsberichten für das Management, wobei Auslastungsquote, Umsatz je Zimmer und auch Wirksamkeit etwaiger Werbeaktionen beziffert werden
  • Warnung bei etwaigen finanziellen Unstimmigkeiten
  • Prüfung von Check-ins und No-Shows sowie Aktualisierung ausstehender Check-ins
  • Aktualisierung des Zimmerservicestatus für die folgende Schicht

 

Fortschrittliche Hotelbuchhaltung im Night Auditing

 

Night Audits brauchen heute keine mühsame Angelegenheit mehr zu sein. Zum Beispiel mit dem Hotelmanagement-System von RoomRaccoon erledigen sich die diversen Aufgaben geradezu von selbst. Mitternachts schaltet das RoomRaccoon-System automatisch auf den nächsten Tag, ohne Unterbrechung der Abläufe und ohne dass Sie erst einen bestimmten Button anklicken müssten.

 

Dies funktioniert, da alle erforderlichen Angaben unmittelbar verarbeitet werden und in der Cloud ununterbrochen abrufbar sind. Wenn Gäste nach Mitternacht einchecken, können Sie immer noch wie gewohnt Änderungen vornehmen.

 

2. Schwankungen der Zimmerpreise

 

Hotels mit Revenue-Management-Tools jonglieren mit dynamischen Tarifen, um stets die höchstmöglichen Erträge pro Zimmer zu erzielen. Demzufolge ändern sich die Preise an Wochenenden, in Ferienzeiten, zu bestimmten Jahreszeiten oder auch in Phasen, in denen die Kapazitäten nahezu ausgeschöpft sind. Belegungsraten beeinflussen die Zimmerpreise erheblich, denn Hochbetrieb treibt die Kosten nach oben.

 

Außerdem stehen und fallen die Zimmerpreise mit der Unterkunft selbst, mit den jeweils angebotenen Annehmlichkeiten und Leistungen. Häufig erzielen Hotels Zusatzverkäufe beim Check-in, in Form von Extras auf dem Zimmer und besonderen Paketen.

 

3. Lieferantenvereinbarungen

 

Hotels, Gasthäuser, Anbieter von Ferienhäusern – sie alle arbeiten eng mit Dienstleistern zusammen. Diese warten Fahrstühle, liefern Lebensmittel und reparieren elektrische Anschlüsse in den Zimmern der Gäste. Lieferantenvereinbarungen umfassen üblicherweise spezifische Absprachen und individuelle Preise für das Haus. Zu bedenken ist zum Beispiel, dass Dienstleister aus dem Handwerk bestimmte Versicherungen vorweisen können sollten, die etwaige Schäden am Gebäude und unter Umständen auch damit einhergehende Einnahmenausfälle decken.

 

 

4. Vielfalt an Einnahmequellen

 

Unterkünfte verfügen in der Regel über diverse Einnahmequellen, wenn sie in ihren Räumlichkeiten oder auf dem Gelände verschiedene Leistungen anbieten. Man denke beispielsweise an ein Hotel mit Restaurant, Trauzimmer und Wellnessbereich. Jedes dieser Segmente kann für das Unternehmen erhebliche Einnahmen erwirtschaften. Ganz nebenbei: Solch eine starke Diversifikation des Geschäftsmodells ist durchaus „gesünder“, als nur auf Zimmervermietung zu setzen.

 

Häufig stellen Hotels für ihre verschiedenen Segmente separate GuV-Rechnungen auf. So ist es nicht ungewöhnlich, den Zimmerservice oder auch die Rezeption separat zu bilanzieren.

 

  

5. Bettensteuern für Touristen

 

Zusätzlich zu den üblichen Unternehmenssteuern müssen Anbieter von Unterkünften in Europa für Touristen Bettensteuern abführen. Internationale Reisende müssen somit für Aufenthalte in Hotels, Motels und anderen Touristenunterkünften einen Aufschlag zahlen. Und diese Aufschläge sind keineswegs immer identisch. In Rom zum Beispiel hängt die Höhe von der Art der Unterkunft ab: In Drei-Sterne-Hotels sind es zwei Euro pro Person und Nacht, in Häusern mit vier oder fünf Sternen fallen drei Euro pro Kopf und Nacht an.

 

 

Drei gängige Herausforderungen der Hotelbuchhaltung

 

Wenig überraschend bereitet die Buchführung Hotels bisweilen das eine oder andere Problem. Vor allem treffen wir immer wieder auf diese:

 

1. Zeitverschwendung bei der Rechnungstellung

 

Wie wir aus Untersuchungen wissen, kann pro Rechnung durchaus eine halbe bis ganze Stunde Arbeitszeit anfallen, wenn man auf manuelle Bearbeitung setzt. Dabei ist zu bedenken, dass Hotels über ihre Abteilungen hinweg mit einer Fülle von Rechnungen bzw. Rechnungspositionen zu tun haben. Zum Beispiel sind bezahlte Reservierungen beim Auschecken zu berücksichtigen, das Restaurant schreibt die Kosten für Speisen und Getränke aufs Zimmer des betreffenden Gasts, und immer wieder fallen unterschiedliche Extras an.


Werden all die Posten von Hand eingegeben und mit den betreffenden Abteilungen abgeglichen bzw. geprüft, nimmt dies zu viel Zeit an der Rezeption in Anspruch, Zeit, die man besser in das Gästeerlebnis investiert. Im ärgsten Fall kommen bei manueller Fakturierung so viele Schritte zusammen, dass es der reinste Marathon wird, bis eine Rechnung tatsächlich fehlerfrei vorliegt.

 

2. Ineffizienz bei der Rechnungsprüfung

 

Eigens einen Rechnungsprüfer zu beschäftigen, ist für die meisten kleinen Unterkünfte nicht drin. Prüfer sind Spezialisten, und es kommt nicht von ungefähr, dass sie ihrerseits einen üppigen Stundensatz in Rechnung stellen.

 

Selbst wenn ein Hotel einen Prüfer in Vollzeit beschäftigt, sind manuell erstellte Tagesabschlüsse allzu aufwendig und somit im Prinzip zu teuer. Immer wieder müssen dabei wichtige Dokumente (oft in Papierform) gesucht und eine Menge Konten durchgesehen werden. Jede Abrechnung des Zimmerservice will kontrolliert sein, alle Check-ins und jedes Nichterscheinen ist gegenzuchecken. Und damit ist noch nicht garantiert, dass die Berichte am Ende fehlerfrei sind.

 

3. Finanzielle Einbußen und Datenverluste wegen menschlicher Fehler

 

Fehler kommen vor, vor allem am Ende langer, intensiver Arbeitstage. Dem Vernehmen nach hat bei 3,6 % aller manuell erstellten Rechnungen der Fehlerteufel seine Finger im Spiel. Auch händisch in Buchhaltungssoftware eingegebene Daten sind folglich nicht einwandfrei.

 

Viele Hotelbetriebssysteme können nicht mit dem jeweils verwendeten Buchhaltungssystem kommunizieren. Hier bleiben wichtige Daten auf der Strecke, sodass von Hand nachgearbeitet werden muss, wobei wiederum der eine oder andere Lapsus unterlaufen kann.

 

Üblicherweise nutzen Hotels drei oder mehr Systeme gleichzeitig: für die Abläufe nach außen, für die Rezeptionstätigkeiten, für das Housekeeping … Wenn diese Technologien allerdings nicht nahtlos ineinandergreifen und immer noch jemand von Hand ranmuss, können Fehler teuer werden.

 

  

Softwaresysteme, mit denen Sie in Ihrem Hotel Buchhaltungssoftware nahtlos integrieren

 

 

 

Hotelsoftwarelösungen aus der Cloud beeindrucken heute vor allem damit, dass sie systemübergreifende Datenverarbeitung ermöglichen. Das heißt: Daten eines Systems werden automatisch mit den anderen angebundenen Komponenten geteilt, womit manuelle Dateneingaben Vergangenheit sind. Der Vorteil für Sie: Zeitersparnisse, Kosteneinsparungen und erhebliche Fehlerminimierung.

 

Dabei lassen sich insbesondere die folgenden drei Betriebssysteme mit Buchhaltungssoftware vernetzen:

 

 

1. Cloudbasierte Hotelmanagement-Software

 

Die gängigsten Tools, die Hotels für ihre täglichen Abläufe nutzen, sind Buchungs- bzw. Property-Management-Systeme (PMS). Verknüpfung mit Buchhaltungssoftware liegt hier besonders nahe, da ein PMS Reservierungen, Rechnungen, Extras und laufende Ausgaben der Gäste sowie deren Zahlungsdaten verwaltet.

 

Ein PMS verbucht die Beträge für Reservierungen oder Dienstleistungen in dem Moment, in dem sie im System eingehen. Es verarbeitet diese Informationen sofort, ohne dass dies beim Tagesabschluss aktiv berücksichtigt werden müsste. Das RoomRaccoon-PMS lässt sich sogar so einstellen, dass alle einschlägigen (Rechnungs-)Angaben um Mitternacht automatisch an Ihr Buchhaltungssystem übertragen werden.


Übrigens: Damit kein undurchschaubarer Technologiedschungel entsteht, empfiehlt sich die Nutzung einer HMS-Plattform, die „cloud native“ ist (die also von vornherein für den Einsatz in der Cloud konzipiert ist) und zudem Buchungsmaschine, Revenue-Management-System, Channel-Manager und eine Zahlungslösung umfasst.

 

2. Software für den Point of Sale (POS)

 

Unterkünfte mit Café, Restaurant oder auch Bar verarbeiten Tausende Rechnungen jährlich. Allerdings hat kein Hotelmanager oder -besitzer Zeit, all die zugehörigen Daten mehrfach einzugeben. Besteht jedoch eine Buchhaltungssoftware-POS-Verknüpfung, ist dies genau der Dreh- und Angelpunkt, dem Sie Ihre Berichte entnehmen können und über den Sie Daten bloß ein einziges Mal einzugeben brauchen.

 

Vergewissern Sie sich, dass Ihr PMS tatsächlich wie von selbst von Ihrer POS-Software versorgt wird. Das ist entscheidend, damit Restaurant-, Bar- oder auch Wellnessbereich-Leistungen reibungslos den richtigen Zimmernummern zugeschrieben werden.

 

3. Customer-Relationship-Management (CRM)

 

Hotels leben davon, jedem potenziellen Kunden wirklich etwas zu verkaufen. Mit einem spezifischen Tool ist die Kundenpflege zum Glück ein Leichtes, denn darin lassen sich unterschiedlichste Informationen zu bestehenden sowie potenziellen Kunden vorhalten, womit es dann möglich ist, besonders passgenaue Angebote, Produkte und Leistungen bereitzustellen.

 

Im Übrigen können Sie die im CRM hinterlegten Informationen zu Ihren Kunden und die in der Buchhaltungssoftware gespeicherten Daten zu den jeweiligen Ausgaben wie nebenbei noch für etwas Weiteres nutzen: für Ihre Marketingkampagnen.

 

  

Eine Handvoll Vorteile für Ihr Hotel: Buchhaltung mit integrierter Software

 

 

1. Zeitgewinn durch Automatisierung

 

Traditionell heißt es im Night Audit: jeden einzelnen Zahlungsbeleg der zurückliegenden 24 Stunden für den Tagesabschluss einsortieren, häufig über Excellisten und mit Taschenrechner. Verknüpfen Sie Ihr Hotel-PMS hingegen mit einem zeitgemäßen Bezahlsystem (im Idealfall tokenisiert), landen alle Belege direkt im PMS bzw. an Ort und Stelle im Buchhaltungssystem, was Ihrem Haus viel manuelle Arbeit erspart und somit Zeit schenkt.

 

2. Permanenter Zugriff auf fundierte Finanzberichte

 

As you run your business, your hotel accounting software collects a lot of data through integrations with your PMS, POS, and other software applications. This gives you deep insight into your business. Necessary financial reports can be generated whenever you want - you won’t have to wait until a set date to be able to check your financial statements. In der Hotelbuchhaltung laufen unterschiedlichste Aspekte zusammen: Belegungsrate, Durchschnittstagespreis, RevPAR, Umsatzzahlen, Rentabilität, um nur einige zu nennen. Darauf wollen dann fundierte unternehmerische Entscheidungen gestützt sein. Hotelbuchhaltungssoftware trägt solche Daten dank verschiedener Integrationen von selbst für Sie zusammen, zum Beispiel PMS- und POS-Integration. Praktisch ist dies allein schon mit Blick auf etwaige Buchführungspflichten, aber vor allem auch für Ihre unternehmerischen Entscheidungen. Erstellen Sie Finanzübersichten also jederzeit nach Belieben.

 

3. Sichergestellte Datenintegrität

 

Wird ein Buchhaltungssystem mit akkuraten Daten gefüttert, gibt es auch akkurate Daten aus. Indem Sie für Ihr Hotel Buchhaltungssoftware und PMS kombinieren, können Sie alle Eingaben automatisieren und darauf bauen, dass Ihre Daten systemübergreifend konsistent und akkurat sind. Dieses Plus an Genauigkeit macht auch Ihre Berichte verlässlicher.

 

4. Fokus auf Wachstum statt auf kleinteilige Aufgaben

 

Sowohl Hotelbuchhaltung in der Cloud als auch Systemintegrationen bringen enorme Änderungen für die damit verbundenen Aufgaben mit sich, und zwar Änderungen, die unternehmerisch von Vorteil sind. Man denke nur daran, was es heißt, für jede einzelne Transaktion die Umsatzsteuer auszuweisen. Buchhaltungssoftware erledigt dies je nach Konfiguration für jedes Hauptbuch automatisch.

 

Computer und Softwares können Ihrer Buchhaltung den Löwenanteil der bisherigen manuellen Aufgaben abnehmen. Das verschafft den Verantwortlichen Freiraum, sich auf Reporting, Trends und beratende Aufgaben zu konzentrieren.

  

5. Zugriff auf Zahlen und Daten von überall und jederzeit

 

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihrem cloudbasierten Hotel-PMS vernetzt ist, haben Sie von wirklich jedem Ort aus, über jedes smarte Gerät und zu jeder Zeit alle Informationen zur Hand. So lassen sich zum Beispiel auf die Schnelle Kreditoren- und Debitorenkonten prüfen.

 

 

Was für Ihr Haus die beste Hotelbuchhaltungssoftware ist?

 hotel accounting software

 

Die Software zu finden, die genau zu Ihrem Bedarf und Ihren Vorstellungen passt, muss gar nicht so schwierig sein. Es gibt für kleine, unabhängige Unterkünfte ebenso wie für größere Hotelgruppen Softwareangebote, die ideal zur Komplexität der betrieblichen Abläufe passen. Ein kleines Boutiquehotel zum Beispiel benötigt im Grunde nur wenige Funktionen, verglichen mit Hotelketten, die häufig auch Prozessmanagement-, Geschäftsanalytik- und Projektplanungsintegrationen wünschen.

 

Der wichtigste Faktor bei der Auswahl: Klären Sie, ob das Hotelbuchhaltungsprogramm nahtlos mit Ihren anderen Tools ineinandergreift, insbesondere PMS, Buchungsmaschine und POS-System. Dann gibt es diese grundlegenden Optionen:

 

 

Dann gibt es diese grundlegenden Optionen:

 

1. Marktübliche Lösungen

 

Die gängigen Angebote, etwa QuickBooks, Sage Interact und FreshBooks, können die meisten oder sogar alle Buchhaltungsanforderungen kleiner und mittelgroßer Hotels abdecken. Diese Pakete umfassen oft Datengrafiken, Finanzberichte über die Lage des Unternehmens und Formulare für steuerliche Belange. 

 

2. Unternehmensspezifische Lösungen

 

Maßgeschneiderte Anwendungen für große Hotels mit vielen Beschäftigten und hohen Umsatzzielen kommen meistens von Anbietern wie Oracle, SAP oder Microsoft Dynamics GP. Sie stützen sich nicht auf zweidimensionale, separate Tabellen, sondern auf sogenannte relationale Datenbanken, mit denen sich die Beziehungen zwischen diversen Datensätzen aufzeigen lassen, unter anderem das Umsatzvolumen im Verhältnis zur Herkunft der Gäste.

 

 

Die Einrichtung – sie kann so einfach sein

 

Wer Buchhaltungssoftware implementieren will, hadert bisweilen mit einer unerfreulichen Komplexität. Doch glücklicherweise gibt es heutzutage cloudbasierte Lösungen, mit denen Sie ganz und gar ohne die Hilfe von IT-Abteilungen arbeiten können. Die meisten Anbieter ermöglichen sogar die Übertragung Ihrer bisherigen Daten auf das neue schnelle und effiziente System.

 

Wir von RoomRaccoon kümmern uns für Sie um alle Einstellungen, auch um das Set-up aller relevanten Hauptbuchkonten und die stetige Verfügbarkeit sowie Funktionsfähigkeit des Systems. Sobald Sie den Aktivierungslink erhalten haben, ist die Buchhaltungssoftware für Sie startklar.

 

 

Unter dem Strich

 

Buchhaltungsabteilungen wirken heute in einigen Hotels wie aus der Zeit gefallen. Es gibt so manches Haus, in dem kundenseitig längst integrierte Channel-Manager und andere modernste Tools wie selbstverständlich in die Abläufe integriert sind, während die Buchhalter immer noch von Hand Daten in gewohnte, aber nicht mehr zeitgemäße Systeme und Tabellen eingeben und nachrechnen.

 

Neue, cloudbasierte und umfassend integrierte Technologie bringt Ihr Hotel hier auf die Höhe der Zeit. Das eröffnet Ihnen in der Buchhaltung Freiraum, sich auf die Steigerung der Umsätze sowie Einnahmen und auf die Wettbewerbsfähigkeit zu konzentrieren, statt allzu viele Stunden auf händische und heutzutage unnötige Routineaufgaben zu verwenden.