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Online-Check-ins: sechs Gründe, warum Hotels nicht mehr daran vorbeikommen

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Immer mehr Hotelgäste lassen die Rezeption links liegen und beziehen ihr Zimmer auf direktem Weg. Insbesondere unter Geschäftsreisenden ist dies längst verbreitet, doch auch für Privatreisende wird dies schon zur Gewohnheit. Online-Check-in-Technologie für Hotels macht es möglich. Laut einer Untersuchung aus dem Jahr 2020 möchten 80% aller Reisenden am liebsten in ihrer Unterkunft einchecken, noch bevor sie dort eintreffen.

Wenn Sie diesen Zug nicht verpassen wollen bzw. wenn Sie Ihren Gästen dieses bequeme und sichere Angebot bereitstellen möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel. Sie erfahren hier, wie sich Online-Check-ins in Ihre Standardprozesse integrieren lassen und wie Sie davon gleich sechsfach profitieren können.

 

Wie funktionieren Hotel-Online-Check-ins?

 

 

Wie der Begriff erahnen lässt, können Gäste den Hotel-Online-Check-in über ihre Smartphones, Tablets, Laptops oder auch Computer im Büro schon vor der Anreise erledigen.

 

Technisch ist dies simpel, wenn Sie ein Property-Management-System (PMS) nutzen, das solch eine Option umfasst. So funktioniertʼs:

 

Das PMS sendet dem Gast vor der Anreise automatisch eine E-Mail mit einem Link. Dieser führt auf eine Registrierungsseite, auf der der Gast seine persönlichen Daten eingeben kann, beispielsweise Ausweisnummer, Adresse und eine digitale Signatur. Also all die Angaben, die üblicherweise an Rezeptionen abgefragt und ins System eingegeben werden, was durchaus mal zehn Minuten kosten kann.


Darüber hinaus können Sie dem Gast mit der Online-Check-in-Mail sogar einen digitalen Hotelschlüssel zukommen lassen, sei es ein Türcode oder ein Barcode. Damit sind Ihre Gäste völlig frei, anzureisen, wann sie möchten.

 

 

 

1. Sicherheit und Abstandhalten nach Wunsch

 

Ganz gleich, ob die pandemische Lage gerade heikel oder wieder entspannt ist oder ob vielleicht eine „gewöhnliche“ Grippewelle durch die Lande rollt: In dieser Hinsicht legen Reisende mittlerweile besonderen Wert auf Sicherheit, vor allem bei Auslandsreisen. Da trifft es sich perfekt, dass Online-Check-ins nicht nur dem Bedürfnis nach einer bequemen Zeit nach einer langen, anstrengenden Anreise entgegenkommen, sondern auch perfekt kontaktlos funktionieren. Ihre Gäste brauchen dabei nicht an die Rezeption zu kommen, um Dokumente vorzulegen oder Formulare zu unterschreiben. Und Warteschlangen an der Rezeption erübrigen sich damit ebenfalls (was besonders praktisch ist, wenn Coronaregeln gerade nur eine kleine Personenzahl pro Raum zulassen).

 

2. Upselling im günstigsten Moment überhaupt

 

Wer wird schon gern mit Angeboten überhäuft, wenn er gerade am Ziel seiner Reise eintrifft? Noch dazu an einer Rezeption, an der in der Regel nicht die größten Vertriebstalente am Werk sind? Vor diesem Hintergrund zeigt sich, dass der Online-Check-in der ideale Moment für Zusatzverkäufe ist. Dies gilt vor allem mit Blick auf Millennials, die in der Regel online Preise und Produktalternativen recherchieren und vergleichen, bevor sie zugreifen, wie das Softwareunternehmen Salesforce wissen lässt.

 

Wie das Upselling während des Online-Check-ins gelingt? Wie von selbst, wenn Sie das richtige PMS nutzen. Sie können eine Upselling-Liste in die Online-Check-in-Seite integrieren, über die Ihre Gäste ganz nach ihrem Geschmack beim Einchecken auswählen und buchen können, was sie besonders anspricht. Denken Sie hier zum Beispiel an Extras auf dem Zimmer, Unternehmungen und Zimmerupgrades. Auf diese Weise können Sie Ihren Umsatz steigern, ohne selbst einen Finger zu rühren. 

 

Mehr über Zusatzverkäufe erfahren? Hier weiterlesen: Neun bewährte Upselling-Optionen für Hotels 2022

 

3. Arbeitsaufkommen sinnvoller verteilt

 

In der so ungewöhnlichen Pandemiezeit galt es in der Hotellerie plötzlich, mit weniger Beschäftigten mindestens den gewohnten, wenn nicht sogar anspruchsvolleren Service bereitzustellen. Für viele Unterkünfte war dies ein Anlass, auf neue Hoteltechnologie zu setzen, unter anderem zur Automatisierung der Kundenkommunikation und für Selbstbedienungsangebote auf den Zimmern.

 

Dass Reisende mittlerweile darauf eingestellt sind, selbstständig einzuchecken, ist für Sie eine günstige Gelegenheit, sich stärker um die Bedürfnisse Ihrer Gäste zu kümmern. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht mehr wie bisher Zeit für den Check-in aufbringen müssen, können sie stattdessen die Gäste persönlicher begrüßen, ihnen die Annehmlichkeiten des Hauses vorstellen und in Ruhe etwaige Fragen beantworten.

 

4. Ausweisscanner mit automatischer Dateneingabe

 

Formulare für den selbstständigen Check-in online auszufüllen, ist schon enorm effizient. Doch es geht sogar noch besser: Der RoomRaccoon-Ausweisscanner mit OCT-Technologie gibt Ihren Gästen die Möglichkeit, ihr Ausweisdokument selbst einzuscannen und die Angaben automatisch in die jeweiligen Felder übertragen zu lassen. Dies funktioniert mit Reisepässen, Personalausweisen, Führerscheinen und anderen gängigen Dokumenten dieser Art.

 

Mit dieser Technik brauchen Sie Ihre Gäste nicht mehr nach Ausweisdokumenten zu fragen. Was für Ihre Gäste ein absolut bequemer Check-in ist, bedeutet für Sie weniger Aufwand und somit weniger Kosten.

 

5. Selbstbedienung mitsamt Personalisierung

  

Welch ein Paradox! Millennials, diese reisefreudige Generation derer, die um die Jahrtausendwende geboren sind, lechzen nach Selbstbedienungsangeboten und gleichzeitig nach besonders stark personalisierten, auf sie zugeschnittenen Erlebnissen. Hotel-Online-Check-ins können tatsächlich diese beiden Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sie sind einerseits eine vollständige Selbstbedienungsoption und lassen sich andererseits auch umfassend personalisieren, beispielsweise mit passgenauen Upselling-Angeboten oder auch mit Begrüßungsnachrichten mit individueller Ansprache.

 

6. Besonderes Gästeerlebnis

 

Großartige Erlebnisse für die Gäste sind bekanntlich ein Schlüssel zum Erfolg. Wer hierbei herausragen will, setzt schon an, bevor die Gäste eintreffen. So eignet sich der Online-Check-in für Hotels auch als praktische Option, den Erwartungen der Gäste stets einen Schritt extra entgegenzukommen und in der schnelllebigen Branche auf besondere Flexibilität zu setzen.

 

Nochmal in Kürze

 

Der Online-Check-in ist eines der gefragtesten Angebote im Gastgewerbe. Er ist bequem. Er ist schnell. Und das Beste: Er eignet sich unglaublich gut, den Umsatz pro verfügbarem Zimmer (den RevPAR) auf eine geschickte, unaufdringliche Art zu steigern. Wenn Sie sich einen persönlichen Eindruck davon machen möchten, wie dies in der Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen dies jederzeit gern. Klicken Sie einfach auf den Button hier unten, um eine Demo bei unserem Team zu buchen.