Check in automatico hotel: come funziona?

Marzo 20, 2023 Maria Grazia Masotti
Home > Tecnologia > Check in automatico hotel: come funziona?
Condividi questo post

I cambiamenti che il settore dell’ospitalità ha affrontato negli ultimi anni hanno portato con sé una necessità impellente per gli albergatori: dotare il proprio hotel di nuove soluzioni tecnologiche. Se l’innovazione è l’unica strada per andare incontro alle richieste della domanda e rimanere competitivi sul mercato, allora la tecnologia può diventare un’arma vincente per differenziarsi dalla concorrenza. Ma quali soluzioni tecnologiche è bene adottare, nello specifico? Oggi ci soffermiamo sul check-in automatico hotel, e scopriamo nel dettaglio come funziona.

Come impostare il check-in automatico hotel e come funziona

Si tratta di una procedura molto semplice per l’hotel, che implica soltanto l’invio di una mail all’ospite prima del suo arrivo contenente un link per effettuare il check-in online. Questa funzione è già integrata in alcuni gestionali alberghieri, per cui se disponi già di un software di questo tipo basterà davvero poco per impostarla.

Vediamo allora nello specifico quali sono i passaggi da seguire:

1. Dotarsi della tecnologia necessaria

Utilizzare un gestionale che permetta di impostare email automatiche è il primo passo per poter proporre agli ospiti di eseguire il check-in online. Tramite un software di questo tipo, infatti, i dati ricevuti rimangono all’interno del gestionale, e da lì potrai poi trasmetterli in automatico ad AlloggiatiWeb.

2. Personalizzare il messaggio della mail

Chiamare per nome il tuo futuro ospite e dargli del tu nel corpo della mail instaura indubbiamente un rapporto diverso con il lettore rispetto a una email anonima e formale. Ecco perché ti consigliamo di personalizzare più possibile anche le email di check-in online, e di avvalerti di un software che ti permetta di farlo.

3. Creare un modulo di check-in completo

Il modulo di check-in online del tuo hotel deve contenere una serie di campi che l’ospite andrà a compilare con i suoi dati, e che comprendano: i dati personali (nome, cognome, indirizzo di residenza ecc.), tutti i campi necessari per AlloggiatiWeb e Istat, ed eventualmente i campi per la fatturazione all’ospite.

4. Aggiungere il modulo di pagamento

Questo passaggio è molto utile per proporre al tuo cliente di saldare il soggiorno prima del suo arrivo in struttura. Per farlo dovrai dotare il tuo hotel di un PMS che permetta di impostare email automatiche personalizzate, e che garantisca pagamenti sicuri attraverso un PSP (Payment Service Provider).

5. Comunicare il check-in online

Se hai optato per questa soluzione tecnologica, ti consigliamo di farlo sapere ai tuoi ospiti attraverso tutti i tuoi canali di comunicazione, dal sito web ai social network, passando per la newsletter. Spiegare come funziona e mostrarne la rilevanza in tempi di Covid (e non solo) sarà la tua arma vincente per differenziarti dalla concorrenza.

I vantaggi del check-in online per hotel

Il check-in automatico ha molti vantaggi per gli hotel. Vediamone alcuni:

  • Procedura di check-in più rapida. Il vantaggio in termini di tempo è forse quello più tangibile per un albergatore: non dovendo registrare gli ospiti all’arrivo, potrai dedicarti con più calma ad accoglierli nella tua struttura, raccontarne la storia, illustrare l’offerta del territorio ecc., il che potrebbe anche tradursi in un impatto positivo sulle recensioni. Dal lato degli ospiti, grazie al check-in automatico è possibile evitare lunghe attese in reception e recarsi più velocemente in camera;
  • Opportunità di upselling. L’invio di una mail al cliente prima del suo arrivo è un’occasione utile sia per velocizzare la procedura di check-in, sia per invogliarlo ad acquistare ulteriori servizi che completino il suo soggiorno. In altre parole, per fare upselling e cross selling, proponendo ad esempio un upgrade per la camera selezionata oppure un tour privato;
  • Invio automatico dei dati al Servizio Alloggiati. Ecco un altro vantaggio interessante per le strutture ricettive che adottano il check-in online. Dotandosi di un software con collegamento ad AlloggiatiWeb, non dovrai più rimanere ore al PC per inviare i dati dei tuoi clienti manualmente, ma il tutto avverrà in maniera automatica al termine della procedura di check-in online.

Non dimentichiamo infine le strutture prive di reception perché dislocate in vari punti della città, come spesso accade nel settore degli appartamenti ad uso turistico. Anche in questo caso raccogliere i dati degli ospiti prima del loro arrivo permette di evitare spostamenti, attese ed eventuali ritardi.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto come funziona il check-in automatico hotel e i numerosi vantaggi che apporta sia agli alberghi che agli albergatori. Investire su un software dotato di invio automatico di email ai clienti appare allora la scelta più logica, sia per il presente che per il futuro del settore alberghiero. Con il software gestionale di RoomRaccoon, ad esempio, potete impostare e spedire email agli ospiti in pochi minuti, e non solo per il check-in online: tra le mail che potete inviare c’è la conferma della prenotazione, la cancellazione, una mail post-soggiorno con codici sconto e molte altre ancora.

Author Image

Maria Grazia Masotti

Maria Grazia è una Content e Social Media Manager freelance che dal 2012 scrive di turismo e ospitalità con un occhio di riguardo per la SEO. Appassionata di cinema e letteratura, nel tempo libero ama organizzare i suoi prossimi viaggi, specialmente se sostenibili.

Post correlati