Die richtige wahl fur ein hotel management system

Für unabhängige Hotels gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, wenn es um die Auswahl eines Hotel Management Systems geht. Manche Hoteliers benutzen überhaupt kein System, andere Hoteliers haben vielleicht einfach noch nicht das richtige System gefunden. Benutzt ihr eine All-in-One Lösung? Oder eventuell ein separates Property Management System, Channel Manager und eine separate Buchungsmaschine? Wie entscheidet ihr, welche Option die beste für euch ist? Wir bei RoomRaccoon denken, dass es auf 6 Faktoren ankommt.

Klarheit der Preisgestaltung

Wisst ihr, was euer System pro Monat kostet? Ist die Preisgestaltung eures Systems transparent? Wenn ein Software-Unternehmen die Preise nicht auf der eigenen Website enthält, dann stellt sich doch die Frage wieso? Was verheimlichen diese Unternehmen?

Sucht nach einem System, welches einen festen monatlichen Preis bietet. Achtet dabei auf die Buchungsgebühren und alle versteckten Gebühren. Viele marktführende Software-Systeme verlangen keine langen Verträge oder Kündigungsfristen. Sie sind davon überzeugt, dass die Kunden bleiben weil sie ein gutes System und einen guten Service erhalten und nicht aufgrund einer vertraglichen Verpflichtung.

Verständlichkeit des Property Management Systems

Bietet das PMS die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, die ihr erwartet? Egal ob virtueller Online-Check-in, Yield-Management, Steuerrechnungen mit eurem Logo, spezifische Berichte, Buchungsmodule oder ein einfach zu bedienender Ein-Klick-Kalender: kommuniziert eure Prioritäten klar und deutlich jenen Unternehmen, dessen System ihr in Betracht zieht.

Immer mehr unabhängige Hotels nutzen eine Reihe von Dienstleistungen und Software, um ihre Hotels zu betreiben. Euer PMS sollte eure zentrale Drehscheibe sein, um alle Dienste zu koordinieren. Ihr solltet in der Lage sein zu wählen, welches POS System oder Access System ihr verwenden möchtet und diese sollten direkt in eurem PMS integriert werden. Softwares, die nur ihre eigenen Module und Einschränkungen anbieten, werden zugunsten der freien Marktwahl schrittweise abgelöst. Integrationsgetriebene PMS's sind die Zukunft. Arbeitet mit dem Buchhaltungs-, Reputationsmanagement- oder Revenue Management System eurer Wahl und automatisiert die Funktionalität durch euer PMS.

Kein Hotelier sollte Rechnungen noch manuell in das Buchhaltungssystem eingeben müssen. Ebenfalls sollte keiner die F&B-Ausgaben für die Bar oder das Restaurant manuell ins PMS eingeben. Automatisierung durch Integration ist die Antwort. Versichert euch, dass ihr mit einer Cloud-basierten Hotelsoftware arbeitet, denn dies bietet den Vorteil, dass ihr jederzeit und von jedem Gerät Zugang habt.

Kommunikation mit den Gästen

Euer System sollte es ermöglichen, den Gästen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu liefern. Die folgenden anpassbaren Dokumente sparen euch Zeit und verbessern euren Service:

  • Erste Informationen an die Gäste in eurer sofortigen Buchungsbestätigung;
  • Erinnert eure Gäste in der Vor-Ankunft Email daran, wichtige Infos bereits im Voraus zu kommunizieren;
  • Upselling von optionalen Extras und Zimmer-Upgrades im Online-Check-in;
  • Gebt euren Gästen einen Anreiz um nächstes Mal direkt zu buchen mit einem Rabattcode in der Nach-Abreise Email

Umsetzung der Buchungsmaschine

Direkte Buchungen sind die besten. Eine Buchungsmaschine die keine Buchungen hervorbringt, funktioniert nicht richtig. Es gibt eine Reihe von Tipps und Tricks, die dabei helfen mehr direkte Buchungen zu gewinnen. Beispiele dafür sind Rabatt-Pop-ups, dynamische Preisanpassungen, sowie Layout-Anpassungen.

Vor allem aber muss die Buchungsmaschine die Buchung für die Gäste so schnell und einfach wie möglich gestalten. Menschen sind von Natur aus ungeduldig. Wenn der Buchungsprozess zu kompliziert ist oder zu viel Zeit und Klicks erfordert werden einige potenzielle Bucher aufgeben. Laut Booking.com besuchen mehr als 60% der Besucher auch die Website der Unterkunft selbst. Ist eure Buchungsmaschine benutzerfreundlich genug um diese Chance erfolgreich zu nutzen?

Channel-Management

Im besten Fall sollte eure Vertriebsstrategie die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Online-Reisebüros beinhalten (OTA’s). Booking.com ist zweifellos der Marktführer, aber wir raten euch an eure Präsenz zu maximieren, indem ihr mit mehreren anderen globalen Seiten wie Expedia, Agoda, Airbnb, TripAdvisor und HRS zusammenarbeitet.

Eventuell ist es ebenfalls interessant für euch mit OTA’s zusammenzuarbeiten, die sich auf eine spezielle Nische konzentrieren. Wenn ihr zum Beispiel ein Luxushotel betreibt, könntet ihr Mr. & Mrs. Smith in Betracht ziehen. Wenn ihr ein LGBT+ freundliches Bed & Breakfast betreibt, könntet ihr Misterbandb als OTA verwenden. Wenn die Lage eures Hotels in der Nähe eines touristischen Hotspots ist oder ihr Geschäftsreisende in eurer Zielgruppe bevorzugt, ist es anzuraten sich an ein globales Vertriebssystem wie zum Beispiel TravelPort anzuschließen.

In jedem Fall sollte euer Channel Manager eure Vertriebsstrategie unterstützen. Booking.com hat weltweit einige Premier Connectivity Partner, basiert auf deren Zugang zu erweiterten Funktionen und besonders guter Stabilität. Channel Manager mit dieser Auszeichnung gehören zu den Marktführern. Vor allem solltet ihr Channel Manager vermeiden, die eine Gebühr für jede einzelne Buchungen berechnen.

Kunden-Service

Der Kundenservice sollte einfach sein. Kein Callcenter, kein Ticketing-System, keine zusätzlichen Gebühren und keine Zugangsbeschränkungen. In vielen Situationen ist es wünschenswert mit einer echten Person sprechen und mit deren Hilfe euer Anliegen schnellst möglich zu lösen. Meinungen von bestehenden Kunden zum Produkt und zum Kundenservice könnt ihr auf der Website von Hotel Tech Report finden.

Bei RoomRaccoon konzentrieren wir uns auf diese 6 Faktoren. Wir bieten alle oben genannten Funktionen und vieles mehr. Wenn ihr zum ersten Mal mit einem Hotel Management System arbeiten möchtet oder wenn ihr glaubt, dass euer heutiges System noch nicht alles aus eurem Unternehmen herausholt, zweifelt nicht uns zu kontaktieren für eine Demo oder eine gratis Testversion. So habt ihr den direkten Vergleich und könnt euch selbst überzeugen. Wir sind sicher, dass RoomRaccoon euch begeistern wird.